Hoe effectief werken een keuze is.
President Eisenhower zou ooit gezegd hebben : “Urgente zaken zijn zelden belangrijk, en belangrijke zaken zijn zelden dringend”.
Hij ontwikkelde een concept van werken dat men de matrix van Eisenhower noemt. Het verdeelt je taken op de assen ‘belangrijk’ en ‘dringend’. Het biedt je een simpele houvast om gericht aan jouw doelen te werken.
Met absolute aandacht voor de kwadrant II activiteiten: belangrijke, niet dringende zaken.
Vooraleer we de vier kwadranten bespreken, geven we eerst wat verklaring over de assen die Eisenhower gebruikt in zijn matrix: belangrijk versus dringend.
Belangrijk zijn die zaken die waarde aanbrengen.
Ze treffen veel mensen, ze geven je carrière of minstens je project een boost. Als ze niet gebeuren krijg je miserie met anderen, of dan blijf je ter plaatse staan en ontwikkel je niet.
Dikwijls gaat het hier bij kenniswerkers over structureren, uitdenken, plannen.
Waarom is dit belangrijk?
Omdat als dit niet gebeurt een project niet start, niet goed loopt of niet het juiste resultaat geeft.
Belangrijk tenslotte zijn die zaken die jij alleen kan of wil doen. Ze behoren tot de kernopdracht van jouw functie. Als jij ze niet doet, dan gebeuren ze niet.
Vragen van je chef zijn per definitie belangrijk.
Dringend is dat wat voor een bepaalde tijd af moet.
Dikwijls zijn het crises. Je moet ze nu doen, wil je niet nog meer onheil krijgen.
Crisis is de overtreffende trap van dringend. Een boutade zegt : een crisis is iets wat nog niet dringend was toen je het uitstelde.
Heel vaak krijg jij dringende zaken voorgeschoteld, simpelweg wegens het feit dat jijzelf of anderen hun job niet deden toen er nog tijd voor was.
Het kunnen ook deadlines zijn die je inhaalden.
Er is bovendien vaak iets van onveiligheid mee gemoeid. Maar ook dan heeft het nogal eens te maken met het feit dat er eerder niet genoeg nagedacht werd over de procedures en afspraken.
Klachten van klanten, ongevallen of vastgestelde fouten in het proces zijn dringende zaken die je aandacht behoeven. (Maar leer er ook uit, zodat je ze in het vervolg voorkomt…).
Vragen van je chef zijn vaak dringend. (Opgepast: hoe slechter je chef georganiseerd is, des te vaker zal hij je dringende zaken vragen.)
We bespreken de vier kwadranten in de volgorde dat ze nuttig zijn bij het bereiken van onze doelen.
Kwadrant II : belangrijk maar niet dringend
Belangrijke taken zijn niet noodzakelijk dringend. Integendeel!
De taken die in dit kwadrant terug te vinden zijn, zijn de taken die het meest gelinkt zijn aan je eigenlijke functie. Sommigen noemen het werken aan je dossiers. Zaken uitvinden en creëren. Innoveren. Projecten ontwerpen en uittekenen. Visies uitdenken. De toekomst beredeneren.
Ook taken gelinkt aan je persoonlijke doelen zitten in dit kwadrant.
Onze leidraad bij het bepalen van onze taken, doelen, prioriteiten moeten zaken zijn die in dit kwadrant thuis horen. Als je deze taken doet, nu ze nog niet dringend zijn, gaat je dat later heel veel stress en miserie besparen.
Voorbeelden hier zijn planbare taken in diverse vormen. In dit kwadrant vind je je belangrijke opdrachten en doelen terug.
Succesvolle lifehackers, dat zijn mensen die fanatiek bezig zijn met efficiëntie en effectiviteit in hun leven en werk, werken voor meer dan 60% in dit kwadrant. Ze zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis. Het opstellen van je doelen en het maken van beleidsplannen zijn echte kwadrant 2 activiteiten. Eisenhower zelf had zijn lijfspreuk: “Tijd plannen is tijd besparen”.
Nadenken hoort in dit kwadrant. Maar ook taken gelinkt aan zelfontwikkeling. Studeren, lezen en nieuwe zaken uitproberen. Ben je chef, dan zijn visies uitdenken en strategieën bepalen belangrijk. Als jij niet nadenkt over de ontwikkeling van jouw departement of dienst, wie zal het dan doen?
Op deze link vindt je een download van algemene kwadrant II activiteiten.
Ben je hoofdverpleegkundige dan vindt je hier een link met specifiek voor HVK kwadrant II activiteiten.
Kwadrant I : belangrijk en dringend
In dit kwadrant staan taken die belangrijk zijn en die dringend moeten uitgevoerd worden. De crises en crisesjes.
Het kwadrant van de operationele manager of chef. Maar pas op! Hoe vaker de operationele manager nadenkt over structuren en betere oplossingen, des te minder vaak zal hij in kwadrant I hoeven te vertoeven.
Van de andere kant, als er een crisis is, dan los je deze beter dadelijk op. Anders heb je er straks nog extra miserie mee.
Het kwadrant ook van de chronische uitsteller. Verwacht dus niet teveel essentieel werk van een manager of medewerker die tegelijk veel uitstelgedrag vertoont. Hoewel zij altijd lijken druk druk druk te zijn, presteren ze in werkelijkheid niet veel. Ze verliezen zoveel tijd omdat altijd alles zo dringend is geworden dat ze toch steeds de helft van hun deadlines missen. Maar, kan je hen dat kwalijk nemen, ze hebben het zo druk!! Herken je deze cirkel?
De miserie is dat je enkel nog met dit soort taken bezig bent. Door het dringend karakter van deze taken ga je continu het gevoel hebben achter de feiten aan te hollen. Meer nog: de kwaliteit van je werk gaat er onder lijden. Voorbeelden hier zijn crisissituaties en onverwachte problemen. Studenten kennen dit gevoel als de examens naderen, maar ook last-minutes diëten om het maatje 36 nog voor het feest aan te krijgen, alarmbrieven naar de bank voor copies van de uittreksels om de belastingbrief nog tijdig ingevuld te krijgen, vind je hier.
Om het nog wat erger te maken. Het zijn vaak de problemen van anderen die jou als dringend worden voorgeschoteld. (Dikwijls via mail). En als je zelf wat gestructureerd werkt is een ongeorganiseerde chef het summum van problemen. Chaotische en uitstellende collega’s zijn een goede tweede.
Waarschijnlijk zullen er altijd taken in dit kwadrant blijven optreden en het is een utopie dat je nooit kwadrant I taken moet doen. Crisissituaties zullen zich altijd wel eens voordoen. Maar nog eens: een crisis is iets wat je uitstelde toen het nog geen crisis was.
Als we te veel taken doen die dringend en belangrijk zijn, zijn we ook continu aan het wisselen en herplannen. Dit leidt absoluut niet tot een goed gevoel. Het zorgt voor die dagen dat je naar huis gaat, moe en afgepeigerd, en je je tijdens de rit naar huis afvraagt wat je de ganse dag deed.
Kwadrant III : onbelangrijk en dringend
Binnen dit kwadrant zitten taken die voor jou onnodig zijn vermits ze niet belangrijk zijn.
Maar het zijn wel dikwijls dingen die je van anderen krijgt toegestopt omdat ze voor hen belangrijk en/of dringend zijn. Zoek er eens naar in je inbox of telefoongeschiedenis, je zal ze herkennen.
Om deze taken te vermijden, leer je best neen zeggen. Als je altijd bereikbaar en beschikbaar bent voor andermans taken dan mix je jouw eigen belangrijk met het urgente van anderen.
Vele soorten afleiding en storingen zetten we hier ook bij. De meeste ‘heb je een minuutje’ onderbrekingen door collega’s zijn onbelangrijk voor jou maar dringend (al dan niet belangrijk) voor hen. Ad hoc overleg georganiseerd door medewerkers situeert zich nogal eens bij de niet belangrijke, dringend geworden taken. Dikwijls genoeg nog eens je eigen schuld. Een tekort aan procedures en policies, of een tekort aan opleiding van je medewerkers zorgt ervoor dat ze je te pas en te onpas nodig hebben.
Kwadrant IV : onbelangrijk en niet dringend
Het vluchtkwadrant. Deze taken zijn volstrekt onbelangrijk voor het behalen van je eigen doelstellingen en die van je organisatie. Door je met deze taken bezig te houden verlies je gewoon je kostbare tijd. Veel van ons internetsurfen, alle vergaderingen zonder opvolging, een hoop mails, … Vluchtklussen en kletspraat, zo beschreef iemand eens het niet belangrijke niet dringende kwadrant.
Pas ook op in je privé… Facebook, Netflix, twitter, Instagram, tiktok, … allemaal heel leuk. Maar in het beste geval totaal nutteloos, in het slechtste geval verslavend.
Voorkom, elimineer, get rid of it!
Opgepast: De matrix van Eisenhower wordt foutief populariseerd.
Op het net vindt je honderden afbeeldingen en teksten over de Matrix van Eisenhower. Dikwijls met een foute weergave. Omwille van de didactiek worden de kwadranten in makkelijk spreekbare woordjes samengevat: Do, Plan, Delegate, Elimineer. Dat oogt mooi, maar dat klopt helaas niet.
Het lijkt daar immers of je de voorkeur moet geven aan kwadrant I (DO : belangrijk en dringend) . En dat je kwadrant II maar op een lijstje moet zetten om later te doen (PLAN : belangrijk en niet dringend).
Wij pleiten er net voor om proberen de bocht te nemen. Handel snel de opkomende crises af, MAAR hou je nadien zoveel als mogelijk bezig met het voorkomen ervan. Door na te denken, door policies en procedures te schrijven, door visies en strategieën te ontwikkelen.
We gebruiken er wel eens de metafoor van de brandweerman voor. De brandweerman blust en blust elk opkomend brandje. En hij blijft dat maar doen.
De brandweercommandant voorkomt dat er branden ontstaan.
Degenen onder ons die erin slagen regelmatig geconcentreerd aan hun belangrijke en niet dringende taken te werken zullen veel van hun doelen bereiken. De andere zullen denken dat ze hard werken, maar aan het einde van de week, maand of jaar triestig staan kijken hoeveel van hun verwachtingen en plannen niet uitkwamen.
Hoe effectief werken een keuze wordt: kan jij kiezen?
Op onze website vindt je nog een artikel omtrent de matrix van Eisenhower, deels overlappend, maar toch met een ietwat andere insteek.
We zetten hieronder nog de twee download links met voorbeelden.
- Eentje met een algemene opsomming van Kwadrant II activiteiten.
- Eentje waarin we de kwadrant II activiteiten vertalen voor hoofdverpleegkundigen.