Doe nu, wat nu kan

Stel taken niet onnodig uit als je ze heel snel kan uitvoeren

 

In de vorige blog bespraken we dat zaken die tijdsgebonden zijn, in je agenda moeten komen. Voor zaken die niet tijdsgebonden zijn, stel je je de vraag of je het onmiddellijk kan doen. Zaken die je onmiddellijk en snel kan doen, doe je onmiddellijk. Anders kost het je meer tijd en moeite om ze als taak in je systeem te definiëren. Maar ze moeten snel kunnen gebeuren.

David Allen spreekt in zijn boek ‘Getting things done’ over de 2 minuten regel.Wees hier een beetje strikt op.

Deze regel geldt voor alle taken die je wil doen: het verwerken van je mails, het advies vragen aan een collega, het voorbereiden van een vergadering, schrijven van een verslag. Alles wat dadelijk en kort kan, doe je onmiddellijk, al het andere gaat met een prioriteitsbepaling naar je takenlijst. Je wil immers niet dat alles uitdijt. Zo is het oppassen met snel een telefoontje, dat wil wel eens tegenvallen in tijd. Of met een complex antwoord op een mail. Of het even opmaken van een gevraagde tabel.

Wat je niet onmiddellijk kan uitvoeren, stuur je naar je takenlijstje. En daarvoor verwijzen we je graag door naar de volgende blogs.

Beslis voor alles hoe en wanneer je het doet

De laatste lijstjes duren het langst…

We hebben in de vorige blogs al aangegeven hoe je zaken kan archiveren (op voorwaarde dat je het nog ooit zal nodig hebben, anders gooi je iets gewoon weg) en hoe je kan delegeren. Nu komen we bij de laatste stap in de BeterAnders Workflow, nl de stap waarin je zelf aan de slag gaat gaan om taken uit toe voeren.

Continue reading “Beslis voor alles hoe en wanneer je het doet”

Formuleer alles wat jij zelf moet doen in concrete stappen

Hoe eet je een olifant? Stukje per stukje!

 

We bespraken in onze vorige blog, dat je zaken die jij niet zelf moet doen of waar jij niet de meest aangewezen persoon voor bent, best delegeert. En dan ook goed opvolgt of ze uiteindelijk gebeuren.

Als het wel om zaken gaat waar je zelf iets mee moet doen, is het heel cruciaal te zien of je volgende stappen concreet genoeg zijn. Als wat je moet doen niet helder en behapbaar genoeg is, moet je in een tussenstap hiervoor zorgen. Kap de olifant in stukjes!

Continue reading “Formuleer alles wat jij zelf moet doen in concrete stappen”

Neem alles waar je iets mee wil doen maar 1 keer vast.

Kies een systeem dat jouw extern geheugen wordt!

De BeterAnders workflow is een manier van werken die omgaat met alles wat je vroeger in je hoofd stak en wat daar onrust veroorzaakte. De workflow kan op verschillende manieren gehanteerd worden, op papier of elektronisch met al dan niet ingewikkelde software. Maar het uiteindelijk resultaat moet zijn dat jij een perfect werkend externe geheugen hebt. Lees hier verder hoe dit externe geheugen zowel je archief als al je taken en je agenda omvat.

Continue reading “Neem alles waar je iets mee wil doen maar 1 keer vast.”

Nazicht van je systeem

Terugkijken en verder kijken houdt je systeem up-to-date

In de vorige blogs bespraken we onze BeterAnders workflow. Onze flow is nu bijna klaar: we weten wat we weggooien en wat we bewaren. We hebben ons takenlijstje, maar ook ons bespreken met en opvolglijstje.

Er is één grote maar!

Je systeem zal immers maar goed blijven lopen, als je er voor zorgt dat je regelmatig terugkijkt maar ook regelmatig verder kijkt.

Continue reading “Nazicht van je systeem”

Notities van vergaderingen

Je vergaderitem uit Outlook met 1 muisklik in OneNote en je notities van de vergadering en je agenda item zijn perfect op elkaar afgestemd…

We noemen OneNote wel eens een ‘notitieboekjes programma’. Wat we hier mee willen zeggen, is dat OneNote zich perfect leent voor het maken van notities. En veel notities worden nu eenmaal gemaakt tijdens een overleg. Je kan hier zelfs voorgeprogrammeerde sjablonen voor gebruiken. Of je eigen sjabloon maken. Als je een gedeelde notitieblok gemaakt hebt, kan je de agenda en verslagen zelfs op een makkelijke manier delen met de andere leden van de vergaderingen. Je bespaart hierdoor tijd doordat je geen agenda en verslagen meer moet rond sturen.

Continue reading “Notities van vergaderingen”

Plan je keien en kikkers in.

Zorg dat je ‘s ochtends tijd voorziet voor je belangrijke taken

Je grote, belangrijke taken (die overeenkomen met de doelen die je je vooropgesteld hebt, je A taken) zijn je keien. Als je die taken niet doet, zal je vooral met onbelangrijke zaken bezig zijn. Of belangrijke zaken van andere personen. Wees je er dus goed van bewust als je met je takenlijstje bezig bent, wat jouw keien zijn. We zeiden eerder al dat je belangrijke, grote taken best ’s morgens doet.

Continue reading “Plan je keien en kikkers in.”

Bepaal wat je met iemand wil bespreken

Labels in OneNote helpen je om te bespreken of te overleggen items te verzamelen.

We hadden het eerder al over verschillende lijstjes: een takenlijstje, een misschien/ooit lijstje, een opvolglijstje… In deze blog komen we op een nieuw lijstje: zaken waar je nu niets mee gaat doen, maar die je op een bepaald moment of in een gepland overleg met iemand wil bespreken horen op je te bespreken met lijstje in OneNote.

Continue reading “Bepaal wat je met iemand wil bespreken”