Herhaaldelijke acties: wordt productiever met één klik in Outlook.

Met snelonderdelen en sjablonen in Outlook voeg je supersnel terugkomende tekst in.

We beginnen met de snelonderdelen.
Je voegt er supersnel terugkerende stukken tekst of tabellen mee in.

Een nieuw snelonderdeel aanmaken gaat als volgt:

  • Open een nieuwe mail.
  • schrijf de tekst die je als snelonderdeel wenst te bewaren
  • selecteer de tekst (tabel, …)
  • selecteer de tab invoegen
  • selecteer snelonderdelen en kies opslaan in galerij snelonderdelen
  • geef je snelonderdeel desgewenst een aangepaste titel (standaard kiest Outlook de drie eerste woorden van je selectie)
  • kies OK
  • klaar!

Het snelonderdeel terug gebruiken is echt poepsimpel.

  • Start een nieuwe mail (of beantwoord een mail)
  • plaats de cursor waar je het snelonderdeel wenst in te voegen
  • selecteer in de tab toevoegen het item snelonderdelen
  • kies het gewenste snelonderdeel.
  • klaar!

Wil je het nog sneller? Voeg dan het item snelonderdelen toe aan je werkbalk snelle stappen. Met één klik heb je vanaf nu al je stukken tekst ter beschikking. Je vindt hier een algemene handleiding met voorbeeld hoe je dit kan doen.

De tweede optie dan. Met sjablonen open je met enkele klikken een mail die quasi volledig klaar voor verzenden staat. Onderwerp, geadresseerden en zelfs vaste bijlages incluis zo je dat wenst.

Om een sjabloon aan te maken zijn eenmalig flink wat klikken nodig, maar één keer je een sjabloon hebt gaat het wel snel.

Het sjabloon aanmaken gaat als volgt :

  • Maak een mail aan zoals je hem straks als sjabloon wil oproepen
  • voeg alle tekst, tabellen, ondertekening in. (Laat voldoende witruimte om straks variabele tekst bij te voegen). Voeg ook een onderwerpregel, de geadresseerden en eventuele vaste bijlages toe.
  • Kies opslaan als
  • Kies Sla op als sjabloon (heel belangrijk dat je deze stap niet overslaat!)
  • geef een naam
  • (je accepteert best de standaardlocatie waar outlook templates opslaat. Kies je zelf een locatie, zorg dan dat je deze straks gemakkelijk terugvindt)
  • Kies Opslaan

Het sjabloon gebruiken doe je als volgt:

  • Ga naar je Inbox
  • Kies nieuwe items
  • Kies meer items
  • Kies formulier kiezen (deze drie eerste stappen leer ik je seffens met één klik te doen)
  • Kies in de zoekbalk met pijltje naar onder voor ‘gebruikerssjablonen in bestandssysteem
  • [Optioneel: Als je niet de standaardlocatie koos bij het aanmaken moet je nu de locatie zoeken waar je het sjabloon opsloeg. via bladeren zoek je de locatie waar jij je sjabloon hebt opgeslagen (is een *.oft bestand)]
  • Je selecteert het sjabloon
  • Je werkt je mail zo nodig nog verder af en je klikt op verzenden

Je kan het invoegen van een sjabloon wat versnellen door het item ‘formulier kiezen’ in je werkbalk snelle stappen te plaatsen. Zo bespaar je alvast drie klikken… Je vindt hier een algemene handleiding met voorbeeld hoe je dit kan doen.

Wil je nog een snellere methode om je nieuwe sjabloon te openen? Nadat je het sjabloon een eerste keer via de gewone weg hebt geopend (zie handleiding hierboven), klik dan eens met je rechter muistoets op het Outlook icoon op je startbalk onderaan je scherm. Je ziet daar de laatst geopende items staan. Jouw sjabloon staat er nu bovenaan. Klikken en je bent er… Wil je het sjabloon er altijd bij de hand hebben? klik dan even op de punaise. Zie afbeelding hieronder.

Elke methode heeft wat voordelen en nadelen. Een snelonderdeel is echt supersnel. Een sjabloon gebruiken kost je wat meer klikken, afhankelijk hoe je het heropent, maar is veel vollediger. Hoe dan ook, zowel snelonderdelen als sjablonen in Outlook boosten je productiviteit.

Ik ben benieuwd welke methode jouw voorkeur heeft. Laat het ons weten. Laat ook van je horen als je aanpassingen aan deze tips hebt. Of als je zelf een tip wil publiceren op onze website.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.