De gom, een middel om datgene wat teveel is te deleten.

Een hulpmiddel om tijd vrij te krijgen voor belangrijke zaken.

Elke dag weer krijgen we stapels taken op ons bord. In het beste geval zijn het stukjes werk die ons brengen naar onze doelen. En die ons waarde geven. Misschien komen ze vanuit de mailbox. Of uit to do’s van vergaderingen. Maar soms moeten we wat van die stapel deleten.

Want omdat er zoveel op ons afkomt en we nu eenmaal niet alles gedaan krijgen, stapelen de zaken zich soms op. En soms raken we zo in een situatie dat we achterlopen.
De wereld verandert snel. De context waarin we zaken wilden of moesten doen, verandert heel snel mee. Soms sneller dan dat wij onze doelen, taken of vragen afgewerkt kregen.

met een gom kan je zaken deleten
Met een gom verwijder je wat teveel is

Maar gelukkig ontdekte de Britse chemicus Joseph Priestley in 1770 de gom. Ondertussen kennen we de gom in zijn veel modernere variant in de vorm van een backspace- of deletetoets. Maar de vraag is, gebruiken we hem voldoende?

Continue reading “De gom, een middel om datgene wat teveel is te deleten.”

Het systeem

Een goed systeem is vele malen beter dan zelfverbetering

Vele artikelen van BeterAnders handelen over productiviteit: de juiste zaken doen en de zaken juist doen. Dikwijls nemen mensen aan dat productiever worden ook betekent harder werken, meer uren werken, sneller werken. En dus dat productiever worden betekent dat zij zelf beter moeten worden in van alles.

Zelfverbetering is echter niet altijd simpel, en is zeker niet altijd de beste oplossing. Een verbetering van het systeem is veel beter.

Continue reading “Het systeem”

De ligzetel (item van de dag)

Voorzie voor nadenken voldoende tijd.

Een ligzetel is de perfecte plaats om na te denken
Een ligzetel is de perfecte plaats om na te denken

We schreven al vaker over de matrix van Eisenhower. En vooral het tweede kwadrant interesseert ons daar. Het is het kwadrant waar je belangrijke niet dringende zaken uitvoert.

Dat zijn die zaken die je leven en werk toekomstproof maken. Nadenken is een mooie invulling ervan, mediteren kan ook, plannen uitdenken is een mooie derde.

Maar waarom heb je daar een ligzetel voor nodig?

Continue reading “De ligzetel (item van de dag)”

De postzegel (item van de dag)

Hou je bij die ene belangrijke taak tot je ze klaar hebt.

Een postzegel  heeft maar 1 doel. En dat is plakken op een enveloppe totdat de bestemmeling bereikt werd. Nadien wordt hij waardeloos (tenzij dan voor de postzegelverzamelaars, maar ik neem aan dat deze in de minderheid zijn tegenwoordig).

De postzegel kleeft aan de enveloppe tot de brief op zijn plaats is
De postzegel kleeft aan de enveloppe tot de brief op zijn plaats is

Hij kleeft op dat ene ding tot aan de bestemming. En dat is wat Cal Newport en vele anderen bedoelen als ze het hebben over werken met focus. Robin Sharma verwoordt het in zijn boek ‘the monk who sold his ferrari’ als volgt: kies dat ene ding dat jou boven alles waarde brengt. En werk daaraan tot je het af hebt. Ook Gary Keller noemt het zo in zijn boek “The One Thing’ waarvan de ondertitel alles zegt: The surprisingly simple truth behind extraordinary results.

Werk jij ook op die manier? Kiezen voor die ene taak die echt het belangrijkst is? En daaraan werken tot je ze afgewerkt hebt, hoe moeilijk ze ook is? En breng jij het ook op om daar en daar alleen jouw absolute focus aan te geven?
Kleef jij als een postzegel aan jouw absolute A1 taak? Dan zal je buitengewone resultaten boeken!

Gebruikte bronnen:
Robin Sharma, the monk who sold his Ferrari, 1997
Cal Newport, Deep work, 2016
Gary Keller and Jay papasan, The one thing, 2013

 

 

De kleine brandjes van elke dag

Elke dag dezelfde brandjes blussen
Elke dag dezelfde brandjes blussen

Item van de dag: het brandje.

 

Elke dag plannen wij ons werk en elke dag weer wordt onze planning verstoord door van die kleine en grotere dringende zaken die zich ertussen wringen.

We mogen niet in onze eigen planning fallacy trappen en houden er dus best rekening mee dat er echt elke dag wel iets gebeurt wat we niet verwacht hadden. We noemen dat ook wel eens brandjes. Ze ontstaan overal en plots, en, vooral, ze vinden zichzelf steeds weer opnieuw uit. Steeds nieuw en dringend werk voor ons dus.

Van de andere kant is het altijd maar weer blussen van die kleine brandjes ook geen werk. We zien dat bij vele beginnende leidinggevenden. Elke dag weer houden ze zich bezig met die kleine operationele brandjes in hun team. En stilaan raakt iedereen dat gewoon. Onze chef zal dat wel weten, onze chef zal dat wel oplossen, onze chef zal dat wel regelen.

De chef zou eigenlijk beter brandweercommandant zijn! Structurele oplossingen bedenken en voorkomen dat dit soort brandjes steeds opnieuw ontstaan. In de terminologie van het timemanagement noemen we dat de kwadrant twee activiteiten in de matrix va Eisenhower. (1)  Nadenken, visies uitwerken, projecten uittekenen. Brandjes voorkomen dus. En zorgen dat we in een brandvrije omgeving komen.

 

(1) kijk hier voor een overzicht van kwadrant II activiteiten of zie de downloadpagina’s op het hoofdscherm voor een pdf versie

De ladder: een metafoor voor het bereiken van je doelstellingen

De ladder. Een metafoor van Stephen Covey. Wat een miserie, zo zegt hij, om na een dag of week hard werken vast te stellen dat de ladder tegen de verkeerde muur stond. Dat je, met andere woorden al je kostbare tijd stak in de verkeerde zaken.

 

Staat jouw de ladder tegen de juiste muur?
Staat jouw ladder tegen de juiste muur?

Bepaal heel zorgvuldig wat jij wil bereiken, maak er een plan voor op en werk daaraan. Zo staat jouw ladder nooit tegen de verkeerde muur.

Mensen zijn vaak druk bezig met de doelen van anderen. Iedereen heeft zijn eigen waardes, en van daaruit zijn eigen doelen. Maar als jij er niet heel zorgvuldig plannen voor maakt om aan je eigen doelen te werken, dan zijn de uitnodigende vragen en opdrachten van anderen er om jou op het verkeerde spoor te zetten. Je zette je ladder tegen de verkeerde muur, zo noemt Stephen Covey het in zijn boek ‘effectief leiderschap’.

Het probleem met onze doelen is tweevoudig. In de eerste plaats formuleren we er te weinig en maken we ze te weinig concreet. In de tweede plaats vergeten we ze in plannen om te zetten en kunnen we ze daardoor zo moeilijk opvolgen.

Lees ook het artikel dat we hierover publiceerden in de nieuwsbrief van vzw zorgondersteuning. http://zorgondersteuning.be/zorgondersteuning-vzw-blogt-staat-jouw-ladder-tegen-de-juiste-muur/

De koptelefoon als symbool voor het werken in een landschapsbureel

Met een koptelefoon zorgen voor de broodnodige focus.
Met een koptelefoon zorgen voor de broodnodige focus.

Velen onder ons werken dagelijks vele uren in een landschapsbureel. In sommige gevallen, wil dit zeggen in een lokaal waar ze meerdere mensen bijeen stoppen om er te werken.
Dat is voor iedereen ellendig, maar zeker voor de introverten onder ons.Zij worden wild van de vele storingen en het vele kabaal. Extroverten babbelen graag en voelen zich vaak goed als ze met anderen tezamen in een lokaal kunnen werken. Maar ook zij ervaren op het einde van hun werkweek de gevolgen ervan: vele niet behaalde doelen.

Het uitgangspunt van geweldig werk is een geweldige focus. In onze moderne werkomgeving, met de vele mails bijvoorbeeld, liggen er voortdurend storingen op de loer die strijden om onze aandacht. Deze continue stroom aan afleiding wordt in een landschapsbureel nog eens extra benadrukt. Het gepraat, het getelefoneer, het hoesten en kuchen, het in en uit geloop.

Een koptelefoon kan een beetje soelaas bieden. Maar vraag en zoek ook achter structurele oplossingen. Er zijn tegenwoordig voldoende technieken om aan lage kost mooie en goede afzonderlijke werkplekken te creëren. Gecombineerd met wat goede afspraken over telefoneren wordt een landschapsbureel dan toch geschikt om zinvol werk te doen.

Als jij zelf een werkgever bent, zorg dan voor voldoende comfortabele werkomgevingen. Tenminste als je wil dat jouw medewerkers productief zijn.