Maak je outlook items wat beter zichtbaar. (SUPERTIP)

Navigeren doorheen de verschillende Outlook items.

In Outlook heb je verschillende items. De meest gebruikte zijn de agenda, mail, taken en contacten.

Er zijn verschillende manieren om tussen de verschillende outlook items te schakelen. De sneltoetsen, natuurlijk, maar je kan je Outlook scherm ook wat pimpen en dan met je muis navigeren.

Continue reading “Maak je outlook items wat beter zichtbaar. (SUPERTIP)”

Zoek in één keer overal in Outlook (supertip)

Kies alle Outlook items en zoek in alles tegelijk.

Zoeken kost ons dagelijks veel tijd. Tot een ganse week op een werkjaar besteden we aan zoeken! Daarom is elke kleine verbetering goed. Vele kleintjes maken 1 groot. Als je elke dag 1 minuut bespaart met sneller zoeken in Outlook, dan is dat een halve werkdag gewonnen. Experimenteer zelf maar wat, of pas onze supertips toe.

We schreven vorige keer een supertip om via zoekmappen in Outlook te zoeken. Met een zoekmap definieer je op voorhand een afgebakende zoekmap. Dat versnelt en voorkomt samengesteld zoeken.

Deze keer benaderen we het zoekprobleem in Outlook vanuit de helemaal tegengestelde richting. In één keer doorzoeken van al je Outlook items.

Continue reading “Zoek in één keer overal in Outlook (supertip)”

De integratie tussen Outlook en OneNote (Supertip)

Profiteer van een werkelijk feilloze integratie tussen de twee programma’s die je dagelijks het meest gebruikt.

Tijdens onze opleidingen zien we dat meer en meer mensen OneNote voor Windows gebruiken. En nog meer mensen gebruiken natuurlijk Outlook.

Maar we merken ook dat de meesten OneNote enkel als een apart programma gebruiken simpel om notities te nemen. Bijlange niet iedereen kent of gebruikt al de geweldige integratie van beide Windows applicaties.

Onlangs vonden we op een website een mooie tekening die de integratie tussen beide programma’s perfect voorstelt.

De integratie tussen Outlook en OneNote (© Lifehacker.com)

Vanuit een agenda-item in je Outlook kan je perfect doorsteken naar een OneNote notitieblad dat er vanaf dan aan verbonden blijft. Zelfs de details van de meeting worden netjes overgenomen.

Vanuit je notities in OneNote kan je met een simpel vlagje dadelijk een taak in je Outlook aanmaken. Of zelfs een taak toewijzen aan een teamlid zo je dat wenst. En van zodra je meeting gedaan is, stuur je met welgeteld 1muisklik de notities door naar alle aanwezigen.

Werk je in een gesharede omgeving (Sharepoint of Microsoft Teams) en deel je notitieblokken, dan kunnen de anderen in real time de notities volgen en zelfs aanvullen.

Experimenteer er maar wat mee. Voor ons is dit een perfecte integratie van twee applicaties die ons elke dag flink wat tijd bespaart.

Ken jij nog bijzondere trucs? Laat ze ons zeker weten! Je helpt er collega’s mee verder.

 

Gebruikte bronnen:
Lifehacker.com

 

Nazicht van je systeem

Terugkijken en verder kijken houdt je systeem up-to-date

In de vorige blogs bespraken we onze BeterAnders workflow. Onze flow is nu bijna klaar: we weten wat we weggooien en wat we bewaren. We hebben ons takenlijstje, maar ook ons bespreken met en opvolglijstje.

Er is één grote maar!

Je systeem zal immers maar goed blijven lopen, als je er voor zorgt dat je regelmatig terugkijkt maar ook regelmatig verder kijkt.

Continue reading “Nazicht van je systeem”

Notities van vergaderingen

Je vergaderitem uit Outlook met 1 muisklik in OneNote en je notities van de vergadering en je agenda item zijn perfect op elkaar afgestemd…

We noemen OneNote wel eens een ‘notitieboekjes programma’. Wat we hier mee willen zeggen, is dat OneNote zich perfect leent voor het maken van notities. En veel notities worden nu eenmaal gemaakt tijdens een overleg. Je kan hier zelfs voorgeprogrammeerde sjablonen voor gebruiken. Of je eigen sjabloon maken. Als je een gedeelde notitieblok gemaakt hebt, kan je de agenda en verslagen zelfs op een makkelijke manier delen met de andere leden van de vergaderingen. Je bespaart hierdoor tijd doordat je geen agenda en verslagen meer moet rond sturen.

Continue reading “Notities van vergaderingen”

BeterAnders Workflow: van onrust in je hoofd naar productieve output?

Om geconcentreerd te werken mag er geen onrust in je hoofd zijn.

 

A graphic of a female head silhouette with a white brain area. Isolated on a solid white background.
BeterAnders workflow : een leeg hoofd zonder onrust

Bestaat er een oplossing voor de onrust in ons hoofd? En we moeten af van het nodeloos opnieuw en opnieuw moeten zoeken naar zaken. De inefficiënties moeten weg uit ons werkleven! Hoe zorgen we er voor dat we bezig zijn met de juiste zaken?

Continue reading “BeterAnders Workflow: van onrust in je hoofd naar productieve output?”

Maak meerdere views in je takenscherm in Outlook

Met meerdere views kan je kiezen hoe je naar je taken kijkt. En dat helpt je weer beter je prioriteiten zien.

We hebben in een vorige bespreking het uitzicht van ons takenlijstje bepaald. Mogelijks bevat je takenlijstje naast werktaken ook privé taken en zou je daar liever een aparte view voor hebben. Of je wilt een lijstje waar je alleen je opvolgitems in ziet staan. Of een lijst met enkel de taken van vandaag, of morgen. Of een lijstje met gedane taken die je tijdens je nazicht kan gebruiken.

Continue reading “Maak meerdere views in je takenscherm in Outlook”

Zet alle meldingen van nieuwe mail uit

‘Je hebt nieuwe mail’ : elke keer een belofte op beloning. En elke keer uit je concentratie.

Hoe moeilijk het is om in een focus te raken, des te makkelijker is het om deze terug te verliezen. Heel wat storingen zorgen er iedere dag opnieuw voor dat we onze concentratie kwijt raken en nooit in een werkflow raken.
Mailstoring is er daar ééntje van. Wat kunnen we zelf doen om mail minder tot stoorzender te maken?

‘Vergeet’ dat er mails binnenkomen

Binnenkomende mail zie of je hoor je beter niet. Zet daarom alle signalen, geluiden, markeringen, … uit die aangeven dat je nieuwe mail hebt.

1. ga naar ‘bestand >opties
2. kies ‘e-mail
3. bij ‘ontvangst van bericht‘ vink je alle mogelijke meldingen uit

Je gaat nu geen geluiden, geen meldingen, geen visuele weergaven meer krijgen dat je nieuwe mail hebt.

Je aandacht kan je nu volop houden op datgene waar je bezig mee bent. Je mails zelf verwerk je in maximaal twee of drie werkblokken per dag.

 

 

Kies je keien en ken je kikkers – agenda-indeling

Zorg dat je in de ochtend tijd voorziet voor je belangrijke taken.

In eerdere blogs bepaalden we onze doelen en gaven we prioriteiten aan onze taken. Nu zijn we er klaar voor: we gaan onze taken uitvoeren.  Voorzie ’s morgens voldoende tijd om je kikkers te slikken en je keien te doen. Je agenda goed beheren helpt je in de goeie richting.

Hoe je agenda goed beheren?

Onze doelen resulteren in een takenlijstje. Om dat takenlijstje af te werken hebben we werktijd nodig. Weinigen onder ons zijn enkel aangeworven om te vergaderen. Maar iedereen onder ons weet hoe gemakkelijk agenda’s toeslibben met vergaderingen. Blijf zelf baas van je agenda en voorzie voldoende werktijd zodat jij tijd hebt voor jouw takenlijstje en je prioriteiten!

Geef je werkblokken een opvallende kleur in je agenda. We zagen eerder al hoe je dit kan doen via de optie ‘categorieën’ in Outlook maar geven het hier graag nog even mee:

  1. ga naar het agenda scherm van outlook
  2. rechterklik op een agenda item
  3. kies ‘categoriseren
  4. selecteer ‘alle categorieën
  5. klik op ‘nieuw
  6. geef de categorie een naam en een kleur 
  7. klik op ‘OK’ en nogmaals op ‘OK

Eens de werkblokken bepaald, werken wij graag met pomodoro’s. Dit zijn blokken van 25 minuten. Na telkens 25 minuten geconcentreerd werken, neem je 5 minuten ‘pauze’. Na 4 blokken van 25 minuten, is een langere pauze aan de orde. Er bestaan apps die je hierbij kunnen helpen. Wij gebruiken de app ‘forest’ of ‘pomodoro challenge’. Probeer het zeker eens uit!

Focus, morning is golden!

Je agenda goed beheren, betekent dat je je er van bewust moet zijn op welke momenten van de dag je best welke taken doet. En zeker moet je weten wanneer jij je betere werk kan doen.

Wij gebruiken daarom als grote lijnen onderstaande schema’s.

Om onze dag in te delen:

In de ochtend slik je een kikker of doe je een paar grote keien. Overloop ook even je doelen. Het zal je helpen op het juiste te focussen.

In de voormiddag  heb je waarschijnlijk 1 of meer vergaderingen. Voorzie zeker ook een blok om aan een aantal taken te kunnen werken.

Disciplineer jezelf om max 1 keer in de voormiddag naar je mails te kijken. Je kan op dat moment wel gerust een blok van bvb een half uur gebruiken om mails te categoriseren, te beantwoorden, te sturen.

Rond de middag  neem je even pauze. Als je de kans hebt strek ook even de benen. Herinner je : fysieke oefeningen geeft extra wilskracht!

In de vroege namiddag hebben velen onder ons een dipje. Niet het beste moment om aan grote of moeilijke taken te werken. Misschien wel een goed moment voor nog een paar korte vergaderingen? Of je tweede blok mails lezen verwerken. Later in de namiddag voorzie je nog een blok om aan taken te werken en een blok om je mails te verwerken.

Het einde van je werkdag kan een kort reviewmoment zijn of kan je je agenda en keien voor de volgende dag klaarmaken.

Om onze week in te delen:

Op maandag bekijk je je agenda en bepaal je je doelen voor deze week. Wees voldoende concreet en specifiek. Te grote doelen of taken nodigen uit tot uitstel.

Overloop je agenda: zijn er vergaderingen die je moet voorbereiden? Ben je voldoende voorbereid of maak je hier nog een taak van?

Wat zijn de belangrijke items voor morgen? Ben je hier voldoende op voorbereid?

Dinsdag – Woensdag – donderdag

Belangrijkste vraag is telkens: wat zijn de belangrijkste items voor morgen en ben ik hier voldoende op voorbereid?

Op vrijdag plan je voldoende tijd om de afgelopen week kort te evalueren. Wat deed ik maar wat moest ik doen en deed ik niet? Dit is de review waar we later meer uitgebreid op terug komen.

Vrijdag is ook een goed moment om je nieuwe werkweek voor te bereiden (zelfs een beter moment dan dit op maandag te doen). Je gaat op die manier ook gerust in weekend, geen last van losse eindjes in je hoofd.