Zo gewonnen, zo geronnen

Hoe moeilijk het is om in een focus te raken, des te makkelijker is het om deze terug te verliezen. Heel wat storingen zorgen er iedere dag opnieuw voor dat we onze focus verliezen.
Mailstoring is er daar ééntje van. Wat kunnen we zelf doen om mail minder tot stoorzender te maken?

Start je outlook in je takenlijst

Als je je takenlijstje bijhoudt via outlook, ben je genoodzaakt om outlook te openen om te kunnen werken. Grote valkuil is dat als je outlook opent en je inbox ziet, je aan je mails begint, terwijl je eigenlijk van plan was een één van je drie belangrijke taken van de dag af te werken. En eenmaal in je mailbox betekent soms uren later terug ontwaken in de reële wereld… die van deadlines en belangrijke taken. Zorg er dus voor dat je je mails niet kan zien: je kan dit doen door in te stellen dat outlook niet in je inbox start, maar in je takenlijst. De mails kunnen je op die manier al niet afleiden.

1. ga naar ‘bestand-opties‘
2. kies ‘geavanceerd‘
3. in het keuzemenu ‘outlook starten en afsluiten‘ selecteer je: outlook in deze map starten: taken
Bij het opstarten van outlook kom je nu rechtstreeks in het takenscherm terecht en niet meer in je inbox.

‘Vergeet’ dat er mails binnenkomen

Binnenkomende mail zie of je hoor je beter niet. Zet daarom alle signalen, geluiden, markeringen, … uit die aangeven dat je nieuwe mail hebt. Je werkt je mails straks wel af in de blok die je ervoor voorzien hebt, niet de hele tijd tussen al je andere taken door.

1. ga naar ‘bestand >opties‘
2. kies ‘e-mail‘
3. bij ‘ontvangst van bericht‘ vink je alle mogelijke meldingen uit

Offline werken

Een andere tip is dat je ‘offline’ kunt werken. Je krijgt dan geen nieuwe mails binnen. Mails die je zelf schrijft vertrekken ook niet, maar worden wel als uitgaande mail bewaard. Deze mails worden op het moment dat je terug ‘online’ gaat werken onmiddellijk verstuurd.

1. ga naar ‘verzenden-ontvangen‘
2. kies ‘offline werken‘
Je werkt nu offline tot je dit terug uit schakelt.

Verstuur je mails in uitgesteld relais.

En dan nog ééntje die ons al heel wat gênante momenten bespaard heeft: verstuur je mails pas na 2 minuten. Hoe vaak heb je zelf al aan de hand gehad dat je op verzenden drukt en net dan ziet dat je bijlage ontbreekt of je de verkeerde contactpersoon geselecteerd hebt. Dit los je eenvoudig op door je mails pas na 2 minuten te versturen.
Je kan hierin verder bepalen dat mails naar bepaalde personen wel onmiddellijk verzonden worden. Ook kan je aangeven dat als je onderwerp een bepaald teken bevat, deze mails onmiddellijk verzonden worden. Wij gebruiken het kwadraat ‘²’ – teken hiervoor. Dit is handig als je net voor het afsluiten van je Outlook nog snel een mail wil wegkrijgen.

1. ga naar ‘start‘
2. kies ‘regels‘
3. selecteer ‘regels en waarschuwingen beheren‘
4. onder ‘e-mailregels‘ selecteer je ‘nieuwe regel aanmaken‘
5. je kiest voor ‘regel toepassen op alle mails die ik verzend‘
6. klik ‘volgende‘
7. klik ‘volgende‘ en ‘accepteer ‘regel toepassen op alle mails die ik verzend?‘
8. klik ‘volgende’ en ‘accepteer ‘
8. selecteer ‘aflevering van dit bericht met een aantal minuten uitstellen‘
9. bepaal het aantal minuten
10. klik ‘volgende‘ en bepaal eventuele uitzonderingen :

in ons voorbeeld :
11. selecteer ‘behalve als het onderwerp specifieke tekst bevat‘
12. bepaal de tekst die je uitzondert (in ons geval het ² teken)

of, als je mails naar bepaalde personen toch dadelijk wil laten vertrekken:

13. selecteer ‘behalve als het bericht naar bepaalde personen of openbare groep verzonden is‘
14. zoek in je adresboek de naam van de persoon die je wil uitsluiten van de regel
15. klik ‘volgende‘
16. geef je regel een ‘naam‘ en klik ‘voltooien‘