Een goede workflow is veel meer dan een verzameling tools om snel meer te kunnen doen.

Ons streven naar efficiëntie en effectiviteit mag nooit in tegenspraak zijn met creativiteit. Met creativiteit bedoelen we een model waarmee problemen, van simpel tot complex, worden aangepakt. Creativiteit helpt ons vooruit. Daarom moet elke goede workflow een intrinsieke uitnodiging tot creatief werken in zich meedragen.

Creativiteit is nog een stapje verder dan gewoon nadenken. Maar het begint er wel mee! Tijd inplannen om na te denken, zoals we in het artikel over de matrix van Eisenhower beschreven, is dus de eerste stap.

Creativiteit is nodig om problemen op te lossen

Op het eerste zicht zou je kunnen denken dat een strakke workflow alle vormen van creativiteit in de kiem smoort. Dat hoeft niet zo te zijn. Met ons BeterAnders werkschema kan je die tijd om na te denken wel vrij krijgen. Zolang je maar niet probeert elke vrijgekomen minuut opnieuw op te vullen met alsmaar meer van hetzelfde.

De continue vloed aan mails, telefoons en andere vormen van informatie houdt ons brein voortdurend in een staat die tegengesteld is aan een staat van diffuus denken. En het is net in die staat waar toevallige invallen en ideeën ontstaan. In de waanzin van deze voortdurende stroom aan afleiding stopt vernieuwing. In tijden van relatieve rust leeft deze hernieuwing terug op. Daarom staat heel de geschiedenis van uitvindingen bol van briljante invallen tijdens het douchen of bij een lange wandeling.

Dirk Nuytten zegt het in zijn boek ‘Geluk zit in je hoofd’ als volgt: “In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is dagdromen geen verloren tijd. Allesbehalve zelfs. Onze hersenen komen dan los van allerlei angsten, behoeftes en begeertes. Ze moéten niets: niet focussen, niet presteren, niet uitblinken. Ze mogen gewoon zijn, zonder stress. En ze worden bijzonder actief dan. Ze leggen verbanden, ze maken associaties – ze ontwikkelen nieuwe ideeën.”

De default mode als natuurlijke staat van ons brein

De neiging die wij hebben om uit onze focus af te dwalen is zo sterk, dat wetenschappers dit afdwalen als standaard zien, vandaar de benaming ‘default mode’.
In deze modus ontwikkelen we toekomstvisies, doen we aan zelfreflectie, laten we onze creatieve ideeën incuberen en consolideren we opgedane indrukken in ons geheugen. Bovendien en heel belangrijk, we zorgen ervoor dat ons brein zich nadien terug voluit kan focussen. Zie Daniel Goleman in ‘Focus, the hidden driver of excellence’. Je kan Goleman in volgende Youtube aan het werk zien over dit thema.

In een studie over multitasking behandelde men de vraag of jongeren van vandaag, opgegroeid met gaming en facebook, beter dan wel slechtere multitaskers zijn. In deze studie worden Einstein en Darwin aangehaald als voorbeelden van mensen die wel konden multitasken. Wat zij deden was echter absoluut geen multitasking. Zij waren wel met verschillende problemen tegelijk bezig, maar op een zodanige manier dat zij steeds met een van de problemen geconcentreerd bezig waren, terwijl het andere in hun achterhoofd als in een incubator zat. Waarschijnlijk is dat precies de kracht van zeer creatieve mensen dat zij verschillende projecten en complexe problemen tegelijk in hun hoofd hebben, geconcentreerd aan het werk aan het ene, terwijl het andere diffuus meedraait in de achtergrond.

Van focus naar ontspanning, van concentratie naar diffuus denken

Een goed schema geeft ons extra vrije tijd. En precies als periodes van concentratie afgewisseld worden met periodes van ontspanning, geraken wij in de default modus en kunnen we problemen oplossen die we anders nooit opgelost krijgen.

Dat is ook de echte kracht van de pomodoro techniek. Deze werkmethode stimuleert juist om na elke periode van focus even te ontspannen om ons brein de kans te geven alles te verwerken en nieuwe ideeën op te doen. Precies die periode van ontspanning, hoe kort ook, is een manier om creatief te zijn.

Belangrijk maar niet dringend

Het is precies door een goede workflow dat jij niet meer de hele dag reactief bezig bent op de kleine problemen die zich aan bieden. En dat je hersentijd vrij krijgt om op een andere manier met de grotere problemen bezig te zijn. Daarom leggen we in onze manier van werken ook zoveel nadruk op kwadrant 2 activiteiten in de matrix van Eisenhower. Daar zitten juist de momenten dat we creatief bezig zijn. Nadenken, projecten uittekenen, dingen ontwerpen, de typische niet dringende maar erg belangrijke zaken.

De plicht op nietsdoen

Zowel Bertrand Russel als Paul Lafarque schrijven over het recht op niet arbeid vanuit dit perspectief.
Ondermeer in “In Praise of Idleness and Other Essays” verwoordt Russel de noodzaak aan tijd voor ‘overweging’ om dogmatisch denken tegen te gaan. In zijn boek Le Drolt a la paresse (Recht op luiheid, 1880) stelt de Franse anarchistische filosoof Paul Lafargue, het nog radicaler dan Russell. “Onze obsessie met werk en productiviteit is nefast voor ons individueel geluk en voor onze culturele en maatschappelijke ontwikkeling. De mens is namelijk op zijn best wanneer hij niets doet, en allesbehalve actief, efficiënt en productief is. Dan krijgt hij de beste ideeën, dan is hij het meest creatief.”

Wissel af tussen focus en verstrooing

Ook David Alan spreekt in zijn boek “Getting Things Done” over deze vorm van georganiseerde creativiteit. “Als je nu in je tuin werkt of een boek schrijft”, zegt Allen, “de mogelijkheid om een creatief rommeltje te maken zorgt voor je meest productieve staat”. Je wil al je ideeën uitspreiden, maar pas op! Om dat te kunnen moet je starten met een opgeruimde werkplek en een lege geest. Vanaf het moment dat je op twee fronten bezig bent, ben je eraan voor de moeite. “Als jij je boek wil schrijven, maar het kattenvoer is op, zorg er dan maar beter voor dat je een plan hebt om dat laatste op te lossen. Anders zal dat kattenvoer veel meer van je aandacht inpikken en verhinderen dat je boek er komt”.

In ‘Getting results the agile way‘ schrijft J.D. Meier : “Daar waar je poweruren op resultaat gericht zijn, focussen je creatieve uren zich op free flow denken en ontdekkingen. In deze zin zorgt deze creatieve tijd voor het evenwicht met je power tijd. Misschien ervaar je zelfs dat het toevoegen van creatieve tijd aan je weekschema de beste manier is om te excelleren. Je poweruren zorgen er daarnaast voor dat je tijd vrij krijgt voor deze creatieve uren. En omgekeerd zorgt deze creatieve tijd voor een verbeterde kwaliteit van je poweruren”.

Ook leren is een kwestie van aandacht en tijd om het geleerde te verwerken

Barbara Oackley, een Amerikaans professor en auteur die zich vooral bezig houdt met studies over leren hoe te leren, schrijft erover in haar boek “A Mind for numbers”. Een centraal thema is de paradoxale aard van leren. Opperste aandacht is onmisbaar om iets bij te leren of complexe puzzels te begrijpen. Maar gefixeerde focus kan precies ook verhinderen dat we problemen oplossen. Datgene wat we leren moet verwerkt worden, wat we willen onthouden moet tijdens periodes van passiviteit een plaats krijgen in onze hersenarchieven. (We kunnen de cursus “learning how to learn’ van Barbara Oackley op coursera erg aanbevelen.)

Barbara Oakley benadrukt het belang van een goede nachtrust, en zelfs van power naps doorheen de dag als manier om complexe problemen op te lossen en om zaken te onthouden. Ook bij het thema wilskracht komt het belang van een goede nachtrust aan bod (als middel om ego depletion te voorkomen). Een goede organisatie waarbij alle losse eindjes netjes hun plaats hebben plaveit bij uitstek de weg tot een zorgeloze slaap.

1 procent inspiratie, 99 procent transpiratie

Een andere manier van kijken naar creativiteit is de uitspraak van Thomas Edison, de grootste uitvinder in onze moderne geschiedenis, die zegt : “Genie is één procent inspiratie en negenennegentig procent transpiratie.” Er zijn twee kanten aan deze medaille. We mogen die 99% echt niet vergeten. Als we dat volgehouden uitwerken van onze creatieve inval niet zorgvuldig inplannen zal er nooit iets geproduceerd worden. Anderzijds is productie zonder die 1% schitterende invallen ook redelijk waardeloos en plat.

In onze aanpak van efficiënt werken benadrukken we het bijhouden en processen van alle invallen en ideeën die we doorheen een dag opdoen (de BesprekenMet lijstjes in de BeterAnders workflow). Ook dit zijn losse eindjes die ergens in ons systeem een plaats moeten krijgen. Alleen zijn het losse eindjes met een speciaal kenmerk: het gaat dikwijls niet over wat we zouden moeten, maar wel wat we zouden willen en kunnen doen.

In onze opleidingen hameren we er nogal fel op. Werk ’s ochtends dadelijk je drie belangrijkste taken van de dag af. Het is een voor de hand liggende manier om voor die dag al dadelijk snel resultaten te boeken én energie op te doen voor je volgende taken van de dag. Maar het doen van moeilijke taken in de ochtend heeft nog een verdoken, maar eigenlijk veel belangrijker, voordeel. Dikwijls zullen je, nadat je in de ochtend een complexe taak aanpakte, doorheen de dag bijkomende oplossingen, suggesties en verbeteringen invallen. Zo creëer je je meest waardevolle werk. En dit precies door deze boost aan creativiteit.

Samengevat

De rijkste, gelukkigste en meest productieve mensen kunnen zich volledig concentreren op een uitdaging, maar wisselen deze periodes van intense concentratie af met momenten dat ze losgekoppeld zijn van hun taken om zo vernieuwing te zoeken. Een goede workflow in combinatie met een goed archief ondersteunt volledig deze manier van werken. Maar dit werkt natuurlijk niet voor zij die elke vrijgekomen minuut opnieuw vol duwen met meer van hetzelfde. Die blijven in de druk druk druk cyclus zitten. En dat levert maar plat routine werk.