De snelle notitie of taak (supertip)

Een bijzondere Now Habit in de praktijk.

We speken bij BeterAnders dikwijls over de Now Habit. Een voorbeeld ervan is de twee minutenregel: moet je iets doen of afwerken en kan dat binnen de twee minuten? Doe het dan dadelijk.

Maar soms is het niet iets dat we dadelijk moeten doen, soms is het iets dat we gewoon willen onthouden. Een taak die we later willen doen, een korte notitie als reminder van iets, of een bedenking om later met iemand te bespreken. Ook dan kan een Now Habit het verschil maken.

Outlook

Zit je in een Outlook omgeving dan is de sneltoetscombinatie CTRL+SHIFT+K je redder. Je opent er een nieuwe taak mee. Vul een zinvolle titel in en bewaar. Hupsakee, en jij en je brein zijn terug vrij om verder te gaan waarmee jullie bezig waren. Straks of tijdens je wekelijkse review is er tijd zat om de taak verder uit te werken.

CTRL+SHIFT+K

Of je kan nu al snel wat verdere uitleg in het commentaar veld typen. Het zit nu toch in je hoofd, je schrijft het evengoed nu dadelijk neer…

 

OneNote

Ben je een OneNote gebruiker dan helpt WIN+ALT+N je snel verder. Er opent zich een snelle OneNote notitie. Verder geen franjes. Enkel een klein scherm. Typ snel je gedachte en sluit af.Je vindt deze notitie terug in je sectie ‘snelle notities’ helemaal linksonder je scherm.

WIN+ALT+N

Wil je wat verder verfijnen, druk dan eens op de drie puntjes bovenaan het notitiescherm. Daar vind je ongetwijfeld wat je zoekt. Afsluiten en klaar.

 

Probeer maar eens uit.

Maak je outlook items wat beter zichtbaar. (SUPERTIP)

Navigeren doorheen de verschillende Outlook items.

In Outlook heb je verschillende items. De meest gebruikte zijn de agenda, mail, taken en contacten.

Er zijn verschillende manieren om tussen de verschillende outlook items te schakelen. De sneltoetsen, natuurlijk, maar je kan je Outlook scherm ook wat pimpen en dan met je muis navigeren.

Continue reading “Maak je outlook items wat beter zichtbaar. (SUPERTIP)”

Knippen, kopieren en plakken (supertip)

Sneltoetsen in je Office pakket

Selecteren, knippen en plakken

Tekst selecteren en deze dan knippen of kopiëren om ergens anders in je document of in een ander document te plakken komt heel vaak voor.

Je kan dat met de muis doen, maar sneltoetsen op je toetsenbord doen dat veel sneller voor je.

De sneltoetsen voor knippen (CTRL X) , kopiëren (CTRL C) en plakken (CTRL V) zijn in elk Office toepassing dezelfde. Vele mensen kennen deze wel.

Maar. Eer je iets kan knippen of kopiëren, moet je de tekst selecteren. Ook dat kan natuurlijk met de muis, maar het gaat sneller met je toetsenbord.

Continue reading “Knippen, kopieren en plakken (supertip)”

Zoek in één keer overal in Outlook (supertip)

Kies alle Outlook items en zoek in alles tegelijk.

Zoeken kost ons dagelijks veel tijd. Tot een ganse week op een werkjaar besteden we aan zoeken! Daarom is elke kleine verbetering goed. Vele kleintjes maken 1 groot. Als je elke dag 1 minuut bespaart met sneller zoeken in Outlook, dan is dat een halve werkdag gewonnen. Experimenteer zelf maar wat, of pas onze supertips toe.

We schreven vorige keer een supertip om via zoekmappen in Outlook te zoeken. Met een zoekmap definieer je op voorhand een afgebakende zoekmap. Dat versnelt en voorkomt samengesteld zoeken.

Deze keer benaderen we het zoekprobleem in Outlook vanuit de helemaal tegengestelde richting. In één keer doorzoeken van al je Outlook items.

Continue reading “Zoek in één keer overal in Outlook (supertip)”

De integratie tussen Outlook en OneNote (Supertip)

Profiteer van een werkelijk feilloze integratie tussen de twee programma’s die je dagelijks het meest gebruikt.

Tijdens onze opleidingen zien we dat meer en meer mensen OneNote voor Windows gebruiken. En nog meer mensen gebruiken natuurlijk Outlook.

Maar we merken ook dat de meesten OneNote enkel als een apart programma gebruiken simpel om notities te nemen. Bijlange niet iedereen kent of gebruikt al de geweldige integratie van beide Windows applicaties.

Onlangs vonden we op een website een mooie tekening die de integratie tussen beide programma’s perfect voorstelt.

De integratie tussen Outlook en OneNote (© Lifehacker.com)

Vanuit een agenda-item in je Outlook kan je perfect doorsteken naar een OneNote notitieblad dat er vanaf dan aan verbonden blijft. Zelfs de details van de meeting worden netjes overgenomen.

Vanuit je notities in OneNote kan je met een simpel vlagje dadelijk een taak in je Outlook aanmaken. Of zelfs een taak toewijzen aan een teamlid zo je dat wenst. En van zodra je meeting gedaan is, stuur je met welgeteld 1muisklik de notities door naar alle aanwezigen.

Werk je in een gesharede omgeving (Sharepoint of Microsoft Teams) en deel je notitieblokken, dan kunnen de anderen in real time de notities volgen en zelfs aanvullen.

Experimenteer er maar wat mee. Voor ons is dit een perfecte integratie van twee applicaties die ons elke dag flink wat tijd bespaart.

Ken jij nog bijzondere trucs? Laat ze ons zeker weten! Je helpt er collega’s mee verder.

 

Gebruikte bronnen:
Lifehacker.com

 

Zoekmappen in Outlook (supertip)

Zoeken in Outlook kan traag of bliksemsnel.

Je kan in Outlook op verschillende manieren zoeken. In ‘opties’ kan je de standaard zoekmappen instellen (enkel huidige map, alle postmappen, ..)

Je kan deze optie ook, elke keer als je een zoekopdracht doet, instellen voor die bepaalde zoekopdracht.

Maar echt handig wordt het als je op voorhand virtuele zoekmappen aanmaakt. Op de achtergrond houdt Outlook een geïndexeerde virtuele map bij met elke mail die aan je criterium voldoet. Heel makkelijk is dat als je regelmatig mails van en naar een bepaalde persoon moet zoeken.

Je maakt een nieuwe zoekmap aan en selecteert de afzender. Een eerste maal neemt Outlook even de tijd om de map samen te stellen. Vanaf dan heb je bliksemsnel toegang tot deze virtuele map.

Volg de screens hieronder om je zoekmap te maken.

 

 

 

 

 

 

De volgende keren dat je de zoekmap selecteert, zal outlook snel mails van en naar de betrokken persoon voor jou samenstellen.

Heb jij nog tips die helpen bij het zoeken in Outlook? Laat ze ons weten, wij publiceren ze als nieuwe supertip!

In OneNote een pagina op de juiste plaats invoegen in een sectie (supertip)

Zonder gedoe een nieuwe pagina dadelijk op de juiste plaats.

Als je in OneNote een nieuwe pagina invoegt dan verschijnt die standaard helemaal onderaan. Soms wil je die echter ergens juist voor of na een al bestaande pagina hebben. Of als je gebruikt maakt van de hiërarchische mogelijkheden van pagina’s en sub pagina’s dan wil je natuurlijk je nieuwe pagina ook dadelijk juist hebben.

OneNote heeft daar een mooie oplossing voor.

Hoover eens met je cursor langs je bestaande pagina’s in een bepaalde sectie. Er verschijnt een afgezwakte pijl met daarin een plus teken. Deze schuift netjes met je cursor mee omhoog en omlaag.

Druk op het plusteken, en je zal zien dat er zich een nieuwe naamloze pagina invoegt. Geef ze een naam en maak je notities. Klaar!

 

 

 

 

 

 

Zet twee OneNote schermen naast mekaar open (supertip)

Twee notities naast mekaar

Soms wil je pagina’s anders indelen of delen van een notitie gebruiken in andere notities.

Dat gaat veel gemakkelijker als je twee schermen naast mekaar open hebt.

 

Je doet dit als volgt:

Je hebt OneNote open op je PC.

Druk op CTRL + M, er opent zich een tweede OneNote scherm.

Met WIN en pijltje naar links of rechts zet je deze twee schermen netjes naast mekaar op je scherm.

Je kan zo moeiteloos van de ene naar de andere notitie gaan.

 

Orde brengen in je OneNote notities (supertip)

Zet OneNote naar jouw hand en geniet van zijn vele mogelijkheden

OneNote is een geweldig programma. Zo geweldig dat je er steeds meer naar toe stuurt. En dan gaat het overzicht soms weg.
Daarom bespreken we enkele manieren om dat overzicht een beetje te bewaren. Zo breng je orde in OneNote:

Notitieblokken of boeken

Indien je al het geluk hebt met Office 365 of met de een of andere SharePoint versie te kunnen werken, dan zal je snel verschillende notitieblokken hebben. In O365 maak je per gedeelde site makkelijk een gemeenschappelijk blok aan.

Maar ook als je op je eentje werkt moet je overwegen op verschillende blokken aan te maken. Je kan ze makkelijk sluiten en terug openen.

Gebruik sectie groepen en secties

In elke notitieblok maak je gemakkelijk secties aan. Maar overweeg ook een indeling in sectiegroepen. Dat maakt het overzicht wat beter. Je zal immers zien dat we nog veel op de oude manier in mappen en submappen willen plaatsen. Hoewel dat op zich met de huidige zoekfuncties niet meer nodig is, blijft het veel gedaan. En dan zijn die sectiegroepen een zegen. Je maakt een sectie of sectiegroep aan via het menu onder de rechter muis toets.

administratie’ is een sectiegroep die dichtgeklapt is, de sectiegroep ‘keuken’ is geopend
Zoals zo vaak is een klik op de rechter muis toets de moeite waard…

 

 

 

 

 

Combineer pagina’s via subpagina’s

Als je veel naar OneNote stuurt of veel notities maakte dan maak je al snel flink wat pagina’s aan. Daardoor moet je soms veel scrollen. Dikwijls krijgen we de vraag om de indeling van de pagina’s te wijzigen (naar datum of alfabetisch bijvoorbeeld), maar dit is in OneNote nog niet mogelijk. Je kan wel handmatig je pagina’s verslepen. Om het overzicht te bewaren kan je overwegen om sub pagina’s aan te maken. Je sleept daartoe de pagina gewoon een beetje naar rechts. Je zal zien dat ze daardoor een sub pagina van de bovenliggende pagina wordt. Deze laatste krijgt daarmee een inklapoptie. Dit kan heel handig zijn om bijvoorbeeld de notities van een bepaald jaar of maand samen te houden en in te klappen voor een beter overzicht.

 

 

 

Verwijs met linken en wiki pages naar andere notities

Soms kan het handig zijn om overzichtspagina’s te maken. Of zogenaamde verwijs of wiki pagina’s. Linken maak je via de rechtermuisknop. Je koppelt ofwel naar een andere pagina ofwel koppel je de bestaande pagina en plak je ze als een gelinkte verwijzing op een nieuwe bladzijde. Experimenteer maar even. We zetten hieronder enkele schermafbeeldingen.

Met de optie ‘koppeling.. of CTRL-K’ Link je het geselecteerde stuk tekst naar een andere pagina, notitie of sectie. Of naar eender welke URL op het internet. Of naar een bestand of map op jouw PC.

De optie ‘Koppeling kopieren naar alinea’ maakt een link aan van je geselecteerde tekst. Je kan deze nadien plakken in een andere pagina. Zeer handig als je een overzichtspagina voor een overleg of vergadering aanmaakt.

Een wiki page kan ja aanmaken door twee vierkante haken te typen [[ en daartussen typ je dan de naam van een bestaande of een nieuwe pagina. Je sluit af met twee ]]. OneNote verwijst dadelijk naar de bestaande pagina of maakt een nieuwe pagina aan met de door jou getypte naam.

 

Gebruik labels om zaken terug te vinden

In OneNote kan je labels (ook wel markeringen of tags genoemd) aanmaken.

De overzichtspagina van je labels. Je vindt ze onder het menu START. Let ook op de optie ‘alleen uitgeschakelde items weergeven’.

 

 

En je kan ze op overzichtsbladen samen bekijken.

OneNote voorziet zelf een aantal labels die je helpen projecten overzichtelijk te houden, maar je maakt gemakkelijk eender welk tag zelf bij aan. In onze BeterAnders workflow gebruiken wij ze vooral voor het bijhouden van BesprekenMet lijstjes of voor het doorheen de week of maand bijhouden van agendapunten voor overleg. Je gebruikt dan best aanvinkbare tags (met een aan vink hokje ervoor). In het labeloverzicht kan je dan de optie aanklikken om de afgevinkte labels al dan niet te zien. Degenen die graag met BesprekenMet lijstjes werken, zullen al snel niet meer zonder dit overzichtsblad en zonder de labels kunnen.

 

 

Gebruik eigen ‘labels’  in titel of tekst om zaken terug te vinden

Buiten het gebruik van gestructureerde labels moedigen we aan om in de titel van je pagina snel eigen labels of tags bij te typen. Het zal er straks voor zorgen dat je alles razendsnel terug vindt. Zeker voor hen die flink wat informatie in OneNote opslaan is dit een heel handige werkwijze. Ze veronderstelt bij de aanmaak van een pagina even wat discipline, maar geeft echt tienvoudige return bij het zoeken. De zoekfunctie geeft de resultaten terug in een bepaalde volgorde. Eerst deze van de titels, nadien van de inhoud van je notitie. Experimenteer en leer bij. Ook jij wordt zo stilaan aan expert in OneNote.

Samengevat: breng orde in OneNote

Als je OneNote echt wil doorgronden, dan zijn bovenstaande tips een hele hulp. Indien je er zelf niet goed aan uit kan, neem gerust contact met Elke of mij. We helpen je heel graag verder. Telefonisch of in een korte skype meeting kunnen we je wellicht snel op weg helpen. Kijk hier voor onze contactgegevens.

 

En jij, welke tips of trucs heb jij om OneNote nog meer bruikbaar te maken? Laat ze ons weten? Wij publiceren ze en helpen zo de collega’s weer wat verder.

Geef een reactie



Uw naam:*
Onderwerp:*
Boodschap of vraag:*
E-mail:*

De vele mogelijkheden van de werkbalk op je scherm

De werkbalk als bron van shortcuts.

taakbalk-algemeenHelemaal onderaan je scherm heb je altijd een werkbalk (taakbalk) staan. Je zet er de programma’s op die je vaak gebruikt. En meestal klik je deze programma’s gewoon aan. maar deze taakbalk kan veel meer!

De gewone office programma’s bewaren er een overzicht van de meest recente documenten die je ermee bewerkte. Rechtsklik op je muistoets en selecteer het bestand. Het programma opent zich automatisch mee met je bestand.

taakbalk-outlook

Outlook is nog handiger. je kan er, zelfs zonder dat je Outlook al geopend is nieuwe items in openen (een nieuwe mail of taak bijvoorbeeld).

 

 

 

 

Andere, niet Microsoft programma’s hebben zo allemaal hun eigen kleine menuutje. Experimenteer er maar wat mee. Je zal vaak gemakkelijke shortcuts ontdekken.

Dus: klik eens meer met de rechtermuistoets op de icoontjes op je werkbalk onderaan je scherm. Je spaart er op een dag meerdere minuten mee uit.

Ken jij nog extra tips voor het gebruik van de werkbalk? Laat ze ons weten.

 

Geef een reactie



Uw naam:*
Onderwerp:*
Boodschap of vraag:*
E-mail:*

 

[wysija_form id=”2″]