Zet OneNote naar jouw hand en geniet van zijn vele mogelijkheden
OneNote is een geweldig programma. Zo geweldig dat je er steeds meer naar toe stuurt. En dan gaat het overzicht soms weg.
Daarom bespreken we enkele manieren om dat overzicht een beetje te bewaren. Zo breng je orde in OneNote. Maar eerst de volgende opmerking.
De zoekfunctie van OneNote is dermate goed dat je er vrijwel alles snel in terugvindt.
De enige en absolute voorwaarde is:
GEEF ALTIJD GOEDE TITELS
AAN JE NOTITIES .
Geef elke notitie een goede titel met de nodige meta informatie.
Bezie het als de ultieme twee minuten regel: telkens als je een notitie in OneNote maakt, zorg je dadelijk voor een goede titel. Een goede titel beschrijft de inhoud van je notitie. Op zulkdanige manier dat je straks je notitie gemakkelijk terugvindt. Een heel goede gewoonte is om er extra informatie aan toe te voegen, als een soort van meta tags.
Bijvoorbeeld:
Korte gids om actief te luisteren. Artikel, website, handleiding, vergaderen, nieuwsbrief.
voorbeeld van een goede titel met wat extra meta informatie
Een goede titel is het halve werk. Hij zorgt ervoor dat je straks zelfs tussen duizenden notities snel en accuraat de juiste vindt.
Als elke notitie een goede titel heeft, dan geldt voor alle andere hieronder te bespreken indelingen : minder is beter
Notitieblokken of boeken
Notitieblokken zijn de top hiërarchie in OneNote. Je gebruikt ze om echt te onderscheiden onderdelen te maken. Bijvoorbeeld een boek voor thuis en een voor je werk. Of een boek per departement. Als je via teams notitieblokken deelt, moet je er wel wat meer aanmaken omdat de rechten maar per blok instelbaar zijn. Maar desalniettemin, hoe minder hoe beter.
Je kan notitieblokken makkelijk sluiten en terug openen. Dus ze hoeven niet altijd allemaal in je view klaar te staan.
Sectiegroepen en secties
In elke notitieblok maak je gemakkelijk secties aan. Ook hier geldt: hoe minder hoe beter.
Als je nog niet zo vertrouwd bent met OneNote en diens zoekfunctie heb je mogelijks graag een zichtbare onderverdeling. Zo als je dat vroeger in een directorystructuur op je harde schijf had. Je zal zien dat je dan snel veel secties hebt. Veel beginnende gebruikers van OneNote maken snel teveel secties. Maar geen nood, je kan secties gemakkelijk samenvoegen of notities verslepen naar andere secties.
Blijf je met teveel secties, overweeg dan een indeling in sectiegroepen. Dat maakt het overzicht wat beter. Je maakt een sectie of sectiegroep aan via het menu onder de rechter muis toets.
Buiten het feit dat veel secties gewoon niet nodig zijn, is er nog een bijzondere reden om er wat voorzichtig mee om te springen. Als je content naar OneNote stuurt zal je teveel tijd verliezen met het zoeken naar de juiste sectie. Overweeg daarom echt met het minimumaantal secties te werken. of creëer een ‘varia’ sectie. Je zal zien dat deze het snelst zal vol lopen…
Combineer pagina’s via subpagina’s
Als je veel naar OneNote stuurt of veel notities maakte dan maak je al snel flink wat pagina’s aan. Daardoor moet je soms veel scrollen.
Dikwijls krijgen we de vraag om de indeling van de pagina’s te wijzigen (naar datum of alfabetisch bijvoorbeeld), maar dit is in OneNote 2016 nog niet mogelijk. Je kan wel handmatig je pagina’s verslepen.
Om het overzicht te bewaren kan je overwegen om sub pagina’s aan te maken.
Je sleept daartoe de geselecteerde pagina(‘s) gewoon een beetje naar rechts. Je zal zien dat ze daardoor een sub pagina van de bovenliggende pagina wordt. Deze laatste krijgt daarmee een inklapoptie. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld de notities van een bepaald jaar of maand samen te houden en in te klappen voor een beter overzicht.
Maar pas er een beetje mee op. In de laatste versies van OneNote zijn ingeklapte pagina’s maar heel discreet meer zichtbaar. Een heel licht pijltje aan de rechterkant van de hoofdpagina. Als je de hoofdpagina selecteert zie je enkele extra lijntjes. (zie afbeelding)
Verwijs met linken en wiki pages naar andere notities
Misschien kan je met overzichtspagina’s werken. Of je maakt zogenaamde verwijs of wiki pagina’s.
Linken maak je via de rechtermuisknop. Je koppelt ofwel naar een andere pagina ofwel koppel je de bestaande pagina en plak je ze als een gelinkte verwijzing op een nieuwe bladzijde.
Met de optie ‘koppeling.. of CTRL-K’ link je het geselecteerde stuk tekst in je huidige notitie naar een andere pagina, notitie of sectie. Of naar eender welke URL op het internet. Of naar een bestand of map op jouw PC.
Met je rechtermuistoets kan je een ‘Koppeling kopiëren naar alinea’ maken. Je kan deze nadien plakken in een andere pagina. Zeer handig als je een overzichtspagina voor een overleg of vergadering aanmaakt.
Een wiki pagina (naar analogie van Wikipedia) kan je aanmaken door tussen twee dubbele vierkante haken te typen:
[[ hier typ je je wiki verwijzing ]]
Als er een pagina bestaat met dezelfde titel als wat tussen de dubbele haken staat, dan verwijst OneNote dadelijk naar die bestaande pagina. In het andere geval maakt OneNote een nieuwe pagina aan met de door jou getypte naam. Je kan daar snel naar schakelen om extra uitleg over je ‘wiki’ verwijzing te typen. Zie het voorbeeld hieronder. De drie wiki verwijzingen en de bijhorende pagina’s.
Gebruik labels om zaken terug te vinden
In OneNote kan je labels (ook wel markeringen of tags genoemd) aanmaken.
En je kan ze op overzichtsbladen samen bekijken.
OneNote voorziet zelf een aantal labels die je helpen projecten overzichtelijk te houden, maar je maakt gemakkelijk eender welk tag zelf bij aan. Je gebruikt labels op deze manier als je notities van een bepaalde strekking wenst bijeen te krijgen bij het zoeken. Bijvoorbeeld alle notities die je maakte omtrent een bepaald project. Maar ook hier weer opgepast, je maakt snel te veel labels en dan raak je nog meer het overzicht kwijt.
In de BeterAnders workflow kan je labels gebruiken voor het bijhouden van BesprekenMet lijstjes of voor het doorheen de week of maand bijhouden van agendapunten voor overleg. Je gebruikt dan best aanvinkbare tags (met een aanvink hokje ervoor). In het labeloverzicht kan je dan de optie aanklikken om je afgevinkte labels al dan niet te zien.
Zie ook onderstaand artikel.
Niet meer zeker op hoeveel manieren je ook alweer gegevens in je OneNote kan krijgen? lees hier het artikel nog even er nog even op na.
En jij, welke tips of trucs heb jij om OneNote nog meer bruikbaar te maken? Laat ze ons weten? Wij publiceren ze en helpen zo de collega’s weer wat verder.