Een ontplofte inbox of takenlijstjes die oneindig lijken, het overkomt de beste al eens. Soms komt dat gewoon omdat er teveel te doen is, maar dikwijls zijn er wel oorzaken waar je zelf vat op hebt. En iets waar je vat op hebt, dat is te remediëren… BeterAnders biedt je hiervoor enkele trucs aan. De 2-minutenregel is er eentje van.
Wat is de 2-minutenregel? Letterlijk en simpel : datgene wat je kan doen in twee minuten.
Wanneer gebruik je de 2 minutenregel? Altijd en overal.
Er zijn enkele varianten, maar het principe blijft steeds hetzelfde. Doe nu dadelijk wat je nu kan doen.
- Als je je inbox leegmaakt.
Elke mail die je vastpakt moet uit je inbox verdwijnen. Deleten of delegeren zijn de twee beste keuzes. Maar van zodra je met een mail iets moet doen en je kan het nu dadelijk binnen de 2 minuten afwerken, doe dat dan. En wees hier streng in voor jezelf. Het heeft totaal geen zin om al die kleine taakjes op een To Do lijstje te zetten. Je verschuift dan het probleem van een overvolle inbox gewoon naar een overvolle takenlijst. En dat geeft straks geen moed om eraan te starten. - Als je je eraan denkt dat je iets moet bespreken?
Bij het lezen van je mails, tijdens een overleg of gewoon als je wat wandelt of mijmert. Soms denk je aan iets dat je met iemand moet bespreken. Zet dat dadelijk op je BesprekenMet-lijstje - Als er thuis of op het werk iets nieuws op je afkomt.
Weerom hetzelfde principe: als iemand je iets vraagt, of je denkt aan iets dat je zou moeten doen… Kan je het nu doen, binnen de twee minuten, schiet dan nu in actie. en doe het gewoon even. - Als je iets op je takenlijstje zet of delegeert.
Je werkt de mails in je inbox af. Hopelijk kan je velen ervan deleten of delegeren. Dat delegeren is een typische now habit. Je hebt daar maar weinig tijd voor nodig. Doe het dadelijk.
Sommige zaken kan je niet dadelijk afwerken. Je zet ze op je takenlijst. Maar wat je bij al die taken wel NU kan doen is er alvast even je eerste gedachten bij noteren. Of een bepaalde structuur die je alvast te binnen schiet. - Als je een idee krijgt of als je iets belangwekkends leest.
Betrouw nooit op je eigen geheugen. Je hebt zoveel andere dingen aan je hoofd. Er is gewoon te weinig ruimte om goede invallen of belangwekkende stukken die je leest te onthouden. Schrijf ze dadelijk neer. Zorg dat je altijd een notitieboekje of dictafoon bij de hand hebt. - Als een overleg gedaan is.
Neem twee minuutjes de tijd om kort jouw eigen werkelijkheid op te schrijven. Wat onthou jij van dit overleg? Werk je notities af en archiveer ze op de juiste plaats. Zet je to do’s na het overleg in je takenlijstje.
De twee minutenregel of now habit zoals het ook wel eens wordt genoemd is een goede gewoonte. Het bespaart je overvolle inboxen en uit de hand gelopen takenlijstjes. En het geeft je een rustig gemoed.
Het is wellicht één van dé belangrijkste gewoontes om je vele taken onder controle te kunnen houden.
In oktober 2016 schreven we onder de titel “Stel niet uit tot seffens wat je nu kan doen” al eens over de 2-minuten regel. Het is een wat langer artikel met wat extra voorbeelden. Je vindt het hier terug.