Vouw in en klap uit: secties helpen jou het overzicht bewaren.

Iedereen die regelmatig veel informatie in een Office document schrijft, heeft er wel eens mee te maken. Plots verlies je het overzicht. Voor elke pakket zijn er wel wat bijzondere manieren om het overzicht te bewaren. Maar in elke Office onderdeel kan je alvast met secties werken. Je kan deze gemakkelijk in- en uitklappen. Zo kan je snel schakelen tussen overzicht en detail. Wij tonen het hier in de meest gebruikte Office onderdelen; Excel, Word, OneNote en PowerPoint.

Voor het gemak zetten we hier de linken naar de uitleg voor elk van de pakketten. Je kan gemakkelijk van het ene naar het andere doorlinken. Word , Excel, PowerPoint, OneNote.

1. Word.

Secties in Word maak je door de titels van de gewenste secties als ‘kop’ te formuleren. Als je aan een nieuw Word document start, staan er 2 kop stijlen klaar. (zie afbeelding). Van zodra je de laatste ‘kop’ selecteert, verschijnt er een bijkomende kopstijl.

Je selecteert de titel van je sectie en selecteert het gewenste niveau. Van zodra je nu onder deze titel verder typt, verschijnt er een zwart liggend driehoekje. Je kan dit selecteren en deselecteren. Je klapt zo je nieuwe sectie in of uit. Op de afbeelding hieronder is de opengeklapte sectie met rood gemarkeerd. De titel en de overige secties zijn ingeklapt.

Hieronder nog een voorbeeld van een uitgebreid word document, waar behoudens de inleiding alle secties ingeklapt zijn.

2. Excel

(Word , PowerPoint, OneNote.)

In Excel maken we secties door gegevens te groeperen.

Het commando vind je onder het tabblad ‘gegevens’. Selecteer de lijnen die je in een sectie onder de titelcel wil samenvoegen en klik op groeperen. Er verschijnt een verticale streep met een – teken. Klik erop en de sectie klapt in.

Klikken op het plustekentje vouwt de sectie open.

Hieronder zie je het resultaat. Enkele gevouwen secties en eentje die opengeklapt is.

Als je dit commando vaker wil gebruiken is het handig om het aan je werkbalk snelle stappen toe te voegen. Klik met je rechter muistoets op het commando en selecteer ’toevoegen aan werkbalk snelle toegang’. Je hebt het commando dan altijd binnen handbereik.

^{3. PowerPoint.}

(Word , Excel, , OneNote.)

Ook je PowerPoint kan je in secties organiseren. Dat is handig wanneer je bijvoorbeeld een presentatie maakt en de onderscheiden hoofdstukken wil inklappen. Je behoudt makkelijker het overzicht en je kan efficiënter dia’s manipuleren.

Je ziet hieronder een voorbeeld. Het is de presentatie die BeterAnders in februari op het congres van Zorgondersteuning gebruikte. Je ziet de dichtgeklapte secties met het aantal dia’s. De laatste sectie is opengevouwen.

Je kan een sectie in één keer kopiëren en elders plakken. Via de rechter muistoets kan je snel andere functies op je sectie toepassen.

Hoe doe je dat nu? Echt simpel. Je selecteert de dia’s die je in een bepaalde sectie wil , klikt de rechtermuistoets en je kiest ‘sectie toevoegen’. PowerPoint vraagt je een naam voor je sectie. En klaar.

Met het driehoekje klap je open en dicht.

4. OneNote

(Word , Excel, PowerPoint,)

Ook in OneNote kan je met secties werken. Ik gebruikte ze voor het handboek OneNote en Outlook dat ik schreef.

In Onderstaand beeld zie je een stuk eruit. Op de beelden naast mekaar zie je het onderdeel ‘pagina’s respectievelijk uitgevouwen en ingeklapt.

Behalve als je met voetnoten en dergelijke wil werken, anders is OneNote voor wat mij betreft superieur aan Word voor het dagdagelijkse werk.

Secties maken in OneNote is zoals je dat van OneNote verwacht: héél simpel. Je springt gewoon met de tabtoets een niveau in. De titel krijgt het lichtgrijze pentagon-symbool voor zich. Je kan er op dubbelklikken voor resp invouwen en uitklappen.

!! Er is maar één maar! De eerste zin die je in een sectie wil opnemen moet dadelijk na de titel van de (sub)sectie komen, er mag met andere woorden geen lege regel tussen zijn. Voor de daaropvolgende tekst speelt dat niet meer.

(zie hieronder)

We herhalen nog een keer: binnen elk pakket binnen Office zijn er wel specifieke manieren om het overzicht te behouden. Maar over alle pakketten heen is het werken in secties wel een erg handige. Zeker voor de power gebruikers van een pakket.

Hier nog eens de linken voor de verschillende pakketten: Word , Excel, PowerPoint, OneNote.

Hebben jullie nog tips om aan te vullen? laat ze ons weten. We herwerken met plezier onze tekst.