De matrix van Eisenhower praktisch vertaald.

De weg bergop naar de belangrijke niet dringende zaken.

De waan van de dag is altijd heel sterk. Ze trekt jou als een wervelwind doorheen de dag. En alsof dat nog niet genoeg is, komen er de ganse dag door allerlei niet verwachte zaken en crisisjes doorheen. En dan hol je maar van het ene naar het andere.

Maar verwar druk zijn nooit met productiviteit. En al zeker niet met succes.
Hoe kan je uit deze drukte-cirkel breken?

De matrix van Eisenhower geeft een goede aanknoping.

Iets bergop duwen is nooit gemakkelijk…

De matrix van Eisenhower

matrix vaneisenhower
De matrix van Eisenhower

De matrix van Eisenhower  beschrijft al onze taken op de twee assen belangrijk en dringend. Het is een snelle methode om onze activiteiten in te delen. Het eerste kwadrant, belangrijke en dringende zaken, slorpt veel van onze tijd op. Het zijn alle onverwachte zaken die dringend zijn of die anderen dringend vinden.

Ook crisissen zorgen voor kwadrant 1 activiteiten. En een crisis, je weet het wel, is iets wat nog niet dringend was toen je het uitstelde. Voorkoombaar dus in vele gevallen.

Als je iets wil bereiken dan is kwadrant II de place to be.

De helft van je job is nadenken

Dick Cross schrijft het zo in zijn bestseller ‘the 60 minute CEO’ . En deze stelling is geldig voor leidinggevenden en kenniswerkers. Hoe hoger in de hiërarchie van je organisatie je werkt, hoe meer ze geldt. Nadenken is een bij uitstek kwadrant II activiteit. Zeer belangrijk, maar niet dringend.

En met dat nadenken bepaal jij hoe je toekomst eruit zal zien.

Vandaag start jouw toekomst

Wanneer die toekomst ook moge zijn. Hij start vandaag. En dan heb je de keuze, je bepaalt zelf wat die toekomst inhoudt, of je laat dat over aan anderen. Want vergis je niet: iedereen staat klaar om jouw tijd en jouw talenten te gebruiken. Voor zijn eigen doelen. Meestal zijn die doelen zelfs eerbaar en valide. Dat is niet het probleem. Maar het zijn niet per se jouw doelen. En dàt is wel het probleem.

De toekomst bepalen doe je door na te denken. Door je visie en missie neer te schrijven. Door plannen te maken. Je laat er ook de waan van de dag even mee achter je, en zo ontsnap je uit de cirkel van druk druk druk.

Blinde vlekken

Manfred Kets De Vries zegt in zijn boek ‘leiderschap ontraadseld’ dat “naar schatting slechts 10 procent van de bestuurders zichzelf juist inschat. Bij degenen die dat niet doen, is het aantal bestuurders dat zichzelf overschat bijna tweemaal zo groot dan het aantal dat zich onderschat. In feite denkt 70 procent van de bestuurders dat ze tot de top 25 procent van hun beroepsgroep horen!” Hoe komt dat?

johari
Je zelfinzicht is niet absoluut. Weet jij veel wat jij allemaal niet weet over jezelf?

Het Johari-venster leidt je naar je blinde vlekken. Dat is het gedeelte van jouw persoonlijkheid waar je zelf wat weinig inzicht in hebt. Anderen kennen die informatie soms beter dan jijzelf. De toekomst plannen is ook proberen die blinde vlekken in te vullen. Zij zorgen immers zonder dat je dat zelf weet voor veel miserie. Bij jezelf en in je omgeving. Sommig uitstelgedrag kent er zijn oorsprong. Vele kikkers die je voor je uit laat springen worden er geboren. Maar als leider bepalen ze ook nogal eens je houding tegenover medewerkers, bij het delegeren bijvoorbeeld. Nadenken over die blinde vlekken, leren uit je fouten, terugkijken naar wat werkte of niet werkte, is weer zo’n typisch kwadrant II activiteit.

De brandweerman

De kwadrant I activiteiten, de belangrijke en dringende zaken, zuigen meestal de tijd voor het nadenken weg. De brandweerman leeft van en voor het blussen van brandjes. Het is zijn reden van bestaan. In onze situatie zijn de kleine crisissen en de zaken die dringend werden doordat we ze eerder uitstelden onze brandjes. En die blussen we met overtuiging. Sedert de uitvinding van de e-mail is het openen en heropenen van de vele dagelijkse mails hier bij gekomen. En dit zijn ook dikwijls brandjes. En dit telt nogal door. Want we willen het dringende van de ander nogal eens verwarren met het belangrijke voor ons.

Structureren of geleefd worden

We hebben door eigen ervaring geleerd dat je een en ander maar kan overleven door zelf actief te structureren. En ook dit is weer een kwadrant II activiteit. Haast nooit dringend, bijna altijd belangrijk. Zorg dat jij een brandweercommandant bent!

Structureer je samenwerking met medewerkers in wekelijkse opvolggesprekken.
Noteer op je BesprekenMet Lijstje alles wat je wil bespreken met je chef, en zoek naar vaste overlegmomenten. Zorg dat de meetings die jij aanstuurt verlopen volgens een goede agenda en dat er dadelijk meeting minutes met heel concrete en tijdsgebonden afspraken volgen. Vraag op meetings die jij volgt naar concrete afspraken. Maak er desnoods jouw eigen notities ervan.

De natuurlijke weg van kwadrant II naar kwadrant I

Het lijkt wel een afdaling, zo snel gaat het soms. Jouw voornemen om brandweercommandant te zijn, en de realiteit van elke dag, brandjes blussen. Waarom is dat toch maar?

We zijn geneigd dat op anderen te steken. Alle storingen en vragen die ze op ons afvuren. Iedereen die ons nodig heeft en de organisatie die steeds meer wil. En onze doelen raken op de achtergrond, want andermans doelen worden naar voor gekatapulteerd in een immer durende stroom van extra vragen.

Het klopt dat anderen de schuldigen zijn. Maar is dat de volledige uitleg? Waarom laten wij dit toe? Vele redenen zijn er hiervoor.
Een slechte planning en voorbereiding. Onze eigen neiging om minder belangrijke zaken te doen in plaats van de belangrijke. Ons eigen gebrek aan wilskracht. Onze steeds op de loer liggende neiging tot uitstellen. Allemaal plaveien ze elke dag opnieuw de weg voor de dringend geworden of dringend gemaakte zaken uit onze omgeving.

De weg bergop van kwadrant I naar kwadrant II

Inzicht in je zelf en inzicht in dit reactieve verloop naar de dagelijkse waan van de urgentie is natuurlijk stap één op het pad naar verbetering. Je las het artikel al tot hier, wellicht ben je al zover in dat met dat inzicht. Vanuit dit inzicht naar een meer proactieve methode gaan, is de tweede stap.

Plan om te beginnen je agenda niet vol van de maandag tot de vrijdag met allerlei overleg.

Voorzie tijd in je agenda voor kwadrant II activiteiten. Minstens drie maal in de week een uur. Puur om na te denken en te reflecteren. Over jouw toekomst, die van je organisatie en je omgeving. Maar ook over jezelf en over de vele domeinen waarin jij rollen opneemt.

Laat plaats voor de onvoorspelbare zaken, ze komen er toch, wees gerust. Wellicht heb je daar zelf al wel enige kijk op. Je klanten, medewerkers, collega’s of chefs. Wanneer storen zij jou het vaakst? Probeer dat zoveel als mogelijk te structureren, maar berust er in dat je dat nooit voor de volle honderd procent kan. En hou er dus tijd voor over. Anders nemen deze onverwachte dringende zaken geheid de tijd in die je had gereserveerd om je werk te plannen en te organiseren. Om dossiers te schrijven of je andere belangrijke zaken te doen.

Besluit

Belangrijke maar niet dringende zaken, we noemen ze kwadrant II activiteiten in de matrix van Eisenhouwer, moeten plaats krijgen in onze drukke werkschema’s. Plan er tijd voor in, zo blijf jij de CEO van je eigen leven.

In deze link vind je een opsomming van typische kwadrant II activiteiten. Kan jij ze aanvullen? Laat het ons horen!

(dit artikel is een vernieuwde versie. Het werd oorspronkelijk gepubliceerd in 2016.)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.