Maak een handtekening in Outlook en vergeet je telefoonnummer niet! Het bespaart jou en je lezer tijd.

Heb je het ook al mee gemaakt dat je een collega liever telefonisch wil antwoorden op een mail omdat het antwoord te omvangrijk is om op mail te zetten. En dat je dan heel wat minuten verloor omdat hij of zij geen telefoonnummer vermeldde in de mail waardoor je op zoek moest naar het juiste nummer…

Misschien is onze volgende tip dus geen tip om het jezelf makkelijker te maken, maar wel om het de ontvanger makkelijker te maken: eindig je mail met een standaard ingestelde handtekening en zorg er zeker voor dat je telefoonnummer hierin vermeld is. Als de ontvanger van je mail, beslist om je dan te bellen in plaats van op je mail te antwoorden, moet deze niet op zoek naar je telefoonnummer.

Hoe doe je het in Outlook?

1. ga naar het e-mail scherm van outlook
2. ga naar ‘start’
3. kies ‘nieuwe e-mail’
4. selecteer ‘handtekening’ – ‘handtekeningen’
5. je kan nu een ‘nieuwe handtekening’ maken’
6. geef de handtekening een naam
7. schrijf de tekst van de handtekening. Vergeet je telefoonnummer niet! Interessant voor je handtekening is dat je best je telefoonnummer in de volgende vorm +32 89 xx xx xx of 089 xx xx xx eronder plaatst en zeker niet met de tussen nul +32 (0) 89 xx xx xx. Op die manier is hij vanuit de mails vanop de meeste smartphones direct ‘belbaar’ vanuit de mail.
8. sla op via ‘OK’

Je kan je handtekening ook nog op een andere manier maken:

1. klik op ‘bestand’
2. selecteer ‘opties’
3. kies ‘e-mail’
4. selecteer ‘handtekeningen voor berichten maken of wijzigen’ (onder de optie ‘berichten instellen’)
5. je kan nu een ‘nieuwe handtekening’ maken
6. geef de handtekening een naam
7. bepaal de tekst van de handtekening. Vergeet je telefoonnummer niet! Interessant voor je handtekening is dat je best je telefoonnummer in de volgende vorm +32 89 xx xx xx of 089 xx xx xx eronder plaatst en zeker niet met de tussen nul +32 (0) 89 xx xx xx. Op die manier is hij vanuit de mails vanop de meeste smartphones direct ‘belbaar’ vanuit de mail.
8. Je kan nu beslissen welke handtekening verschijnt bij:
   1. Nieuwe berichten
   2. Antwoorden en doorgestuurde berichten
9. sla op via ‘OK’

 

Via hetzelfde menu kan je ook:

• handtekeningen verwijderen
• namen van handtekeningen wijzigen
• de inhoud van je handtekening wijzigen

Kies een aangename afrondingsgroet die standaard met je handtekening onder je mail komt. MVG is ook maar weinigzeggend…

Je kan een afbeelding toevoegen onder je handtekening, maar vele organisaties appreciëren dit niet zo omdat dit d email extra zwaar maakt. Een afbeelding komt ook vaak in de bijlages van de mail terecht waardoor de ontvanger tevergeefs moet zoeken naar de echte bijlages versus jouw afbeelding.

Je handteken zou er zo kunnen uitzien

Met vriendelijke groet,

naam en voornaam
Functie
eventueel naam en adres bedrijf
intern nummer
eventueel gsm

Je kan meerdere handtekeningen maken. Bijvoorbeeld een voor intern en een voor extern gebruik. Je kiest dan die handtekening van jouw keuze als standaard. Als je dat in een mail wenst te veranderen selecteer je tijdens het schrijven van een mail gewoon een andere.

1. schrijf je mail 
2. zorg dat je cursor op je handtekening staat in je mail
3. selecteer ‘handtekening’ – ‘handtekeningen’ op het lint
4. kies uit de beschikbare handtekeningen