De matrix van Eisenhower

Hoe effectief werken een keuze is.

President Eisenhower zou ooit gezegd hebben : “Urgente zaken zijn zelden belangrijk, en belangrijke zaken zijn zelden dringend”. Hij ontwikkelde daarvoor een concept van werken dat men de matrix van Eisenhower noemt. Het biedt je een simpel houvast om gericht aan jouw doelen te werken.

De matrix van Eisenhower

De matrix van Eisenhower verdeelt onze doelen en taken in vier kwadranten op de schalen dringend en belangrijk. Vele auteurs over timemanagement, waaronder Stephen Covey gebruiken deze indeling.

de matrix van eisenhower
de matrix van Eisenhower : belangrijk versus dringend

 

Belangrijk zijn die zaken die veel impact hebben of veel waarde toevoegen. Ze treffen veel mensen, ze geven je carrière of minstens je project een boost. Als ze niet gebeuren krijg je miserie met anderen, of dan blijf je ter plaatse staan en ontwikkel je niet. Dikwijls gaat het hier bij kenniswerkers over structureren, uitdenken, plannen. Waarom is dit belangrijk? Omdat als dit niet gebeurt een project niet start, niet goed loopt of niet het juiste resultaat geeft. Belangrijk tenslotte zijn die zaken die jij alleen kan of wil doen. Als jij ze niet doet, dan gebeuren ze niet. Vragen van je chef zijn per definitie belangrijk.

 

Dringend zijn zaken die voor een bepaalde tijd af moeten zijn. Vragen van je chef zijn vaak dringend. En hoe slechter je chef georganiseerd is, des te vaker zal hij je dringende zaken vragen. De voorbereiding van een vergadering die je dadelijk moet voorzitten is dringend (bij het plannen van de vergadering was dat belangrijk, nu is het ook dringend..).

Crisis is de overtreffende trap van dringend. Een boutade zegt : een crisis is iets wat nog niet dringend was toen je het uitstelde. Dikwijls is er iets van onveiligheid mee gemoeid. Maar ook dan heeft het nog vaak genoeg te maken met het feit dat er niet genoeg nagedacht werd over de procedures en afspraken.

We bespreken de vier kwadranten in de volgorde dat ze nuttig zijn bij het bereiken van onze doelen.

belangrijk maar niet dringend

 

belangrijk
Belangrijke taken zijn niet noodzakelijk dringend

De taken die in dit kwadrant terug te vinden zijn, zijn de taken die het meest gelinkt zijn aan je eigenlijke functie. Sommigen noemen het werken aan je dossiers. Zaken uitvinden en creëren. Innoveren. Projecten ontwerpen en uittekenen. Ook taken gelinkt aan je persoonlijke doelen zitten in dit kwadrant. Onze leidraad bij het bepalen van onze taken, doelen, prioriteiten moeten zaken zijn die in dit kwadrant thuis horen. En je wordt er gelukkig van als je veel in dit kwadrant werkt. Als je deze taken doet, nu ze nog niet dringend zijn, gaat je dat later heel veel stress en miserie besparen. Voorbeelden hier zijn planbare taken in diverse vormen. In dit kwadrant vind je je belangrijke opdrachten en doelen terug.

Succesvolle lifehackers, dat zijn mensen die fanatiek bezig zijn met efficiëntie en effectiviteit in hun leven en werk, werken voor meer dan 60% in dit kwadrant. Ze zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis. Het opstellen van je doelen en het maken van beleidsplannen zijn echte kwadrant 2 activiteiten. Eisenhower zelf had zijn lijfspreuk: “Tijd plannen is tijd besparen”.

Nadenken hoort in dit kwadrant. Er is het verhaal van de consultant die werd ingehuurd om de CEO van een grote onderneming te helpen om snel wat te snoeien in de personeelskosten. Hij liep enkele weken mee in het bedrijf, bestudeerde de loonlijsten en de performantietabellen, chronometreerde, interviewde en observeerde. En dan kwam hij met een lijst voor afvloeiingen bij de CEO. Een lijst netjes gesorteerd en in groepen ingedeeld. De CEO bekeek de lijst, schrapte de eerste naam erop, en gaf ze terug voor akkoord. De consultant keek wat ongelovig. Waarom schrap je die naam, vroeg hij? Dat is de meest onproductieve van al je werknemers. Op die weken dat ik hier was zag ik hem niets presteren, meestal vond ik hem op zijn kantoor, achteruit leunend met de benen op zijn bureel. En juist hem schrap je van mijn lijst? Ja natuurlijk, antwoordde de CEO. Drie jaar geleden heeft hij met zo te zitten een idee uitgewerkt dat het bedrijf enkele miljoenen opbracht. Als hij dat elke paar jaren doet, dan is hij zijn loon tienvoudig waard.

Maar ook taken gelinkt aan zelfontwikkeling. Brian Tracy vooral, maar ook andere auteurs benadrukken het belang van voortdurende zelfontwikkeling. Studeren, lezen en nieuwe zaken uitproberen. Drie procent van je inkomen én tijd zou je hieraan moeten geven.

belangrijk en dringend

 

dp dringendIn dit kwadrant staan taken die belangrijk zijn en die dringend moeten uitgevoerd worden. Het kwadrant van de operationele manager of chef. Het kwadrant van de chronische uitsteller. Verwacht dus niet teveel essentieel werk van een manager of medewerker die tegelijk veel uitstelgedrag vertoont. Hoewel zij altijd lijken druk druk druk te zijn, presteren ze in werkelijkheid niet veel. Ze verliezen zoveel tijd omdat altijd alles dringend is geworden dat ze toch steeds de helft van hun deadlines missen. Maar, kan je hen dat kwalijk nemen, ze hebben het zo druk!! Herken je deze cirkel?

De valkuil is dat je enkel nog met dit soort taken bezig bent. Door het dringend karakter van deze taken ga je continu het gevoel hebben achter de feiten aan te hollen. Meer nog: de kwaliteit van je werk gaat er onder leiden.  Voorbeelden hier zijn crisissituaties en onverwachte problemen. Studenten kennen dit gevoel meestal, maar ook last minutes diëten om het maatje 36 nog voor het feest aan te krijgen, alarmbrieven naar de bank voor copies van de uittreksels om de belastingbrief nog tijdig ingevuld te krijgen, vind je hier.

Op zich is dat niet zo erg, maar dikwijls zijn het bovendien de problemen van anderen, zaken die voor hen dringend zijn en naar jou toe komen. Vele mails zijn hier trigger. Maar er kunnen ook taken in te vinden zijn die door een slechte aanpak en planning niet eerder uitgevoerd werden. Als je zelf wat gestructureerd werkt is een ongeorganiseerde chef het summum van problemen. Chaotische en uitstellende collega’s zijn een goede tweede.

Waarschijnlijk zullen er altijd taken in dit kwadrant blijven optreden en het is een utopie dat je nooit taken uit dit kwadrant zult doen. Crisissituaties zullen zich altijd wel eens voordoen. Maar toch ook, een crisis is iets wat je uitstelde toen het nog geen crisis was.

Als we te veel taken doen die dringend en belangrijk zijn, zijn we ook continu aan het wisselen en herplannen. Dit leidt absoluut niet tot een goed gevoel. Het zorgt voor die dagen dat je naar huis gaat, moe en afgepeigerd, en je je tijdens de rit naar huis afvraagt wat je de ganse dag deed.

onbelangrijk en dringend

Binnen dit kwadrant zitten taken die onnodig zijn vermits ze niet belangrijk zijn. Taken die je binnen dit kwadrant uitvoert zijn dikwijls taken die je van anderen krijgt omdat ze voor hen belangrijk zijn. Vele mails en telefoontjes horen hier thuis. Om deze taken te vermijden, leer je best nee zeggen. Je kan ze natuurlijk ook steeds zelf (verder) delegeren. Delegeren is een kunst die kan aangeleerd worden. We schreven er al vroeger een blog over.
Als je altijd bereikbaar bent dan mix je jouw eigen belangrijk met het urgente van anderen.

 

de matrix van eisenhower : niet belangrijk
alles wat voor jou niet belangrijk is = lage prioriteit

Vele soorten afleiding en storingen zetten we hier ook bij. De meeste ‘heb je een minuutje’ onderbrekingen door collega’s zijn onbelangrijk voor jou maar dringend voor hen. Ad hoc overleg georganiseerd door medewerkers situeert zich vaak bij de niet belangrijke dringende taken. Als dat overleg goed voorbereid is en kort gehouden wordt kan het naar kwadrant 1 schuiven, als het daarentegen slecht georganiseerd is dan is het een overgang naar het laatste kwadrant wat we nog moeten bespreken.

onbelangrijk en niet dringend

de matrix van eisenhower : elimineren
voorkom, elimineer, get rid of it!

Het vluchtkwadrant. Deze taken zijn volstrekt onbelangrijk voor het behalen van je eigen doelstellingen en die van je organisatie. Door je met deze taken bezig te houden verlies je gewoon je kostbare tijd. Veel van ons internetsurfen, TV kijken, alle vergaderingen zonder opvolging…

 

 

Facebook, twitter en Instagram. Heel verslavend, maar bijna volledig nutteloos. Vluchtklussen en kletspraat, zo beschreef iemand eens het niet belangrijke niet dringende kwadrant.

Er is maar 1 aanpak mogelijk : elimineren.

 

In de twee vorige blogs beschreven we het opstellen en bereiken van doelen. De matrix van Eisenhower biedt hier toegevoegde waarde. Degenen onder ons die erin slagen regelmatig geconcentreerd aan hun belangrijke en niet dringende taken te werken zullen veel van hun doelen bereiken. De andere zullen denken dat ze hard werken, maar aan het einde van de week, maand of jaar triestig bestaan kijken hoeveel van hun verwachtingen niet uitkwamen.

Kan jij kiezen?

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *