Beslis vandaag al wat morgen belangrijk is, anders zal morgen starten met wat niet belangrijk was.

 

Als we iets willen bereiken in ons persoonlijk of professioneel leven, dan moeten we onze aandacht richten op datgene wat we zelf als belangrijk formuleerden. En de kunst is dan vooral om te zorgen dat je met die belangrijke taken bezig bent en niet met de vele onbelangrijke zaken die telkens weer verlokkelijk ons pad kruisen. Vooral onze prioriteiten een beetje goed zichtbaar houden is dan aangewezen. En hiervoor zijn er echt wel enkele tips.

Nadat we onze doelen bepaald en onze prioriteiten gezet hebben, zijn de twee zaken die we als eerste moeten doen: alles elimineren of deleten wat niet op ons To Do lijstje staat of wat op dit ogenblik geen prioriteit voor ons is als eerste, en als tweede al datgene delegeren aan medewerkers of anderen die er meer tijd voor hebben dan wij of die dat beter kunnen dan wij.

Doe het dadelijk

Veel van wat we zelf moeten doen bereikt ons via de mail. Het is een goede gewoonte om onmiddellijk elke vraag of elke mail die we volledig binnen de 2 minuten kunnen beantwoorden, ook onmiddellijk af te werken.

Zet het op je takenlijstje

Maar dan nog blijven er vele zaken over die wel op ons te doen lijstje staan en die wel binnen onze prioriteiten vallen. Bijna al deze zaken komen op ons takenlijstje. Dit is niet enkel de opsomming van al datgene wat wij zelf de volgende dagen of weken moeten doen, maar bijzonder eraan is dat het lijstje volgens prioriteit ingedeeld is. De belangrijkste taken staan bovenaan (in onze BeterAnders workflow noemen we dit de A taken), de minder belangrijke zaken volgen. Maar op het takenlijstje is er ook plaats voor al de zaken die we gedelegeerd hebben en die we nog moeten opvolgen.

Zet het in je agenda

Onze agenda is een bijzondere plaats om zaken die wij moeten doen te

noteren. Maar hier zijn wel wat tips en trucs bij te formuleren. Een agenda die overvol ingepland is met alle mogelijke belangrijke en niet belangrijke zaken, en met alle mogelijke vergaderingen er nog eens tussendoor, is compleet onwerkzaam. Als we werken met goed geprioriteerde takenlijstjes, dan zijn er maar enkele zaken die effectief toch in onze agenda moeten staan.

Houd je agenda beperkt tot enkele zaken

In de eerste plaats zijn dat alle zaken die tijdsgebonden zijn. Beperk dit tot de overlegmomenten of afspraken met anderen, aangevuld met een enkele belangrijke deadline.
In de tweede plaats zijn dat tijdsblokken om te werken. Deze zijn bedoeld om stelselmatig je takenlijstje af te werken. Blokken van twee uren zijn hiervoor ideaal, je kan er een viertal Pomodoro’s op afwerken.
Tenslotte horen in een agenda enkele heel belangrijke zaken ingepland te staan. In onze BeterAnders workflow noemen we dat onze keien of onze kikkers. Een belangrijke taak die we morgen willen aanpakken, plannen we dadelijk voor morgenochtend in onze agenda in. We verhinderen zo dat we ‘s morgens onze werkdag starten met niet belangrijk werk. Voor velen onder ons is dat onbelangrijke werk mails nalezen of reageren op datgene wat ons toevallig invalt of wat we toevallig als eerste op onze desk zien liggen. Als we zo onze werkdag beginnen dan is dikwijls de halve voormiddag om en zullen we ons vertwijfeld afvragen waar al die waardevolle uren naar toe gingen.

Uitstelgedrag wordt dikwijls gedefinieerd als het kiezen van onbelangrijk werk boven datgene wat belangrijk is. Enkel als we die belangrijke kei of die dikke kikker inplannen in ons schema slagen we erin deze vorm van uitstelgedrag te overwinnen en wel degelijk ‘s morgens vroeg te starten met het belangrijkste van de dag.

Als je op deze manier je agenda beheert, dan zal je zien dat je elke dag zowel je afspraken kan nakomen, tijd zal vinden om je takenlijstje volgens jouw prioriteiten af te werken en bovendien elke dag zal starten met één of twee heel belangrijke zaken.

Bijkomende randvoorwaarden

Zorg er altijd voor dat je de avond op voorhand de agenda van de volgende dag hebt bekeken en aangevuld. De context waarin we leven wijzigt de hele tijd en het is belangrijk ook onze agenda, onze taken en datgene wat wij belangrijk vinden steeds weer te herdefiniëren in functie van die gewijzigde context.

Het Engelse agility is hiervoor het modewoord. In het Nederlands te vertalen als wendbaarheid, maar ook als slagvaardigheid.

Onze omgeving verandert zo snel en zo dikwijls dat we heel flexibel onze doelen moeten aanpassen en onze prioriteiten moeten bijstellen

 

 

 

Effen het pad voor die belangrijke taak van de volgende ochtend. Leg het dossier klaar, zorg dat je alle informatie bij de hand hebt en vooral, zorg ervoor dat elke verstrooiing en elke afleiding uit het zicht is. Dat laatste brengt ons op het principe van de cleandesk. Het is absoluut essentieel dat je werkruimte vrij is van elke afleiding. Onze hersenen kunnen dermate slecht de vele storingen afhouden, dat de enige mogelijkheid om hiermee om te gaan is ervoor te zorgen dat je de storingen niet ziet. Er is hiervoor een overweldigende evidentie te vinden in de literatuur. Walter Mischel zag in zijn beroemde experiment al dat kinderen van vier jaar deze truc met succes toepasten.

Hou je inbox uit het zicht

Maar er ligt nog een andere, veel verleidelijker stoorzender op de loer. En dat is je mailbox! Het pad effenen om in de ochtend aan die ene belangrijke taak te starten betekent ook dat je er te allen prijze voor zorgt dat je niet verzeilt in een volle inbox vol met uitnodigende ‘leesmij, leesmij’ verlokkingen. Start daarom je Outlook op in je takenscherm of je agenda.

 

Veel bereiken is echt niet zo moeilijk, maar je moet soms de zaken een beetje anders aanpakken. De take away van dit artikel is eigenlijk verrassend simpel: beslis elke avond welke belangrijke taak je de ochtend er na zal afwerken. Maak jij er ook een gewoonte van?