Methodes om effectief én efficiënt te werken

Iets bereiken heeft altijd van doen met de juiste zaken goed doen. Voor beiden bestaan enkele handige vuistregels. En zoals David Allen zegde, die de beste trucs kent, bereikt het meest. Wij bespreken in dit artikel enkele van deze trucjes. Je wordt er effectiever en efficiënter mee.

Doe de juiste zaken

 

De 5′ regel

 

Om hardnekkig uitstelgedrag te overkomen moet je proberen om van het product naar het proces te verschuiven. De vijf minutenregel is hier een uitkomst. Je start en spreekt met jezelf af dat je 5 minuten aan je taak werkt. Niet meer, geen noodzakelijke uitkomst, gewoon 5 minuutjes eraan werken. De weerstand om te starten zal heel fel afnemen. En je zal dikwijls merken dat je na die 5 minuutjes gewoon doorwerkt.

 

 

Effen het pad

 

Moeilijke taken, onze keien of A1 taken zoals we ze noemen, hebben dikwijls een hoge startweerstand. We weten dat we ze moeten doen, maar het starten eraan is zo moeilijk. Er zijn zoveel andere, fijnere, taakjes die we eerst nog kunnen doen. Als je voor een bepaalde ochtend of ander moment die moeilijke taak hebt ingepland, zorg dan dan het pad ervoor geëffend is: leg alles uit het zicht wat niks met die taak te maken heeft, en leg of zet alles klaar wat je nodig hebt om aan je taak te starten. Wil je joggen gaan, leg dan je sportuitrusting klaar en zet je loopschoenen alvast aan de deur. Wil je een dossier opmaken, leg alle informatie die je ervoor nodig hebt klaar, open het document alvast op je pc en sluit andere programma’s af. Als je morgenvroeg op je werk toekomt, dan weet je zo wat te doen..

Gouden uur

Succesvolle mensen hebben de gewoonte om vroeg in de ochtend hun belangrijkste taken te doen. Die eerste uren in de ochtend, vaak nog voor je door anderen gestoord wordt, noemen we het gouden uurtje. Reserveer dit steevast voor je belangrijkste taken. Verspil het niet aan het lezen van mails of aan het palaveren met collega’s.

80/20 of impact

De 80/20 regel is een andere klassieker. De pareto-analyse zegt dat altijd en overal twintig procent van je tijd of middelen staat voor 80% van datgene wat je bereikt. Een winkelier draait 80% van zijn omzet met twintig procent van zijn producten. Een handelaar op de markt verkoopt 80 procent van zijn waren in 20 procent van de tijd. En dat geldt voor alles. De kunst is om die 20 procent waar jij het beste je tijd aan geeft te bepalen. Je kan daarmee starten door alvast niks meer te doen wat je nauwelijks waarde oplevert. Misschien raak je daarmee nog niet aan een vier uur werkweek. Maar je zal er wellicht toch al snel een dag mee utsparen.

ABCDE

Een meer systematische methode om enkel met de echte prioriteiten bezig te zijn is de ABCDE regel van Brian Tracy. Nadat je alles wat enigszins mogelijk geëlimineerd (E) en aan anderen gedelegeerd (D) hebt, schik je je taken in drie groepen. Alle A-taken zijn die zaken die jij zelf moet doen en die je veel waarde bijbrengen. Doe je ze niet, dan heb je miserie. Alle A taken rangschik je dan nog eens in A1, A2, … taken. De B taken zijn wat minder belangrijk, maar moet jij toch doen. Misschien niet dadelijk en niet zo intensief. Ook deze nummer je verder in B1, B2 enzoverder. De C taken noemen we ook de ooit/misschien rubriek. Je zet daarin alles wat je moet en ook wel zou willen doen, maar waarvoor je nu de tijd nog niet voor hebt.

Doe de zaken juist

5′ notitie achter elk overleg

Doorheen een dag hebben velen van ons aardig wat gesprekken en overlegmomenten. Verrassend veel van wat besproken of afgesproken werd, vergeten we dadelijk na dat gesprek. Het raakt gewoon nooit in ons lange termijn geheugen.  We onthouden gemiddeld maar een 20 procent. En hoe meer we multitaskend en met dat druk druk druk gevoel door het leven rennen, hoe minder we zullen onthouden. Dat is niet enkel jammer, het is ook gevaarlijk. We vergeten onze visie en ons idee van wat gebeurde en doen het verder met de notities die iemand anders ervan maakte. Een gouden regel is dan ook om na elk gesprek of elk overleg heel kort enkele zaken te noteren. Feiten, maar vooral datgene wat jij van dat gesprek wil onthouden. Maak hier een gewoonte van. Deze korte termijn investering spaart je straks heel veel. Ook als je tijdens het overleg notities nam, blijft deze regel overeind. Maak in enkele minuten jouw samenvatting of formuleer jouw conclusies. Zo bewaar je jouw versie van de werkelijkheid

BesprekenMet Lijstje als now habit

 

Voor de meesten onder ons is het zinnetje ‘straks ga ik dat doen’ er net teveel aan. Tijdens vele momenten per dag denk je aan zaken die je moet bespreken met medewerkers of collega’s. of die je op een overleg wil agenderen. Maak er de gewoonte van deze zaken dadelijk op de juiste plaats te noteren. Ideaal is op een ‘BesprekenMet-lijstje’. Maar alleszins zodanig dat  je het tegenkomt als je met de betrokkene overlegt.

Gebruik een OpvolgLijstje als je iets delegeert

Delegeren is een kwadrant II activiteit, heel belangrijk en zelden dringend. Maar het opvolgen van hetgeen je delegeert is even belangrijk en wel dringend. Dadelijk als je iets aan iemand anders gevraagd of gedelegeerd hebt, maak je hiervan een notitie. Deze komt op je OpvolgenLijst, of alleszins ergens waar je het tegenkomt tijdens je wekelijks nazicht. Doe je dat niet, dan moet je dat allemaal in je hoofd bijhouden. En, zoals David Allen zegt, je hoofd dient om ideeën te krijgen, niet om ze bij te houden.

Kies een workflow

Iedereen krijgt dagelijks een hele stroom aan informatie en taken over zich heen. Alles 1 keer vastnemen en dan van de eerste keer juist afwerken, archiveren of op één van je to-do lijstjes zetten helpt je niet enkel om snel zaken af te werken of ze te onthouden. Vooral zorgt zulk een workflow ervoor dat je alles tegenkomt op het juiste moment. In je agenda als nodig, op je takenlijst om het later te doen. Gebruik heel consequent dezelfde workflow.

Gewoonte in de Als … Dan vorm

Zoals alles een plaats heeft, zo heeft alles ook een tijd. En deze twee zijn ideaal om zonder veel gebruik van wilskracht zaken gedaan te krijgen. Als dat gebeurt, dan doe ik dat. De aloude Als … Dan loop. Niet enkel softwareprogammeurs gebruiken deze. Het is een heel effectieve manier om zaken die we wel eens ‘vergeten’ toch systematisch te doen. Hou je dat een tijdje vol, dan zal je zien dat het snel een gewoonte wordt.

Mini habits

Een laatste truc in dit artikel is de mini habit. Een techniek ontwikkeld door Stephen Guise. Je kiest een doel en bepaalt zorgvuldig de meest kleine stap om dat doel te bereiken. En deze stap doe je ELKE dag. Wil je een taal leren, leer elke dag 1 woordje. Wil je een clean desk, ruim elke dag 1 dossier of 1 papier op. Dit zal niet alleen snel een gewoonte worden, je wordt er steeds beter in, en je kan steeds meer aan.

 

Tot besluit

Effectief werken is bezig zijn aan de juiste dingen. Met enkele trucs lukt dat wat makkelijker. En als je eenmaal met de juiste zaken bezig bent, dan doe je er liefst zoveel als mogelijk van. Dan noemen we efficiëntie. En dit laatste is meer dan goed met OneNote of Outlook kunnen werken of enkele sneltoetsen uit je hoofd leren. Hoewel ook dat allemaal helpt. Probeer eens enkele van de beschreven technieken en kies jouw favoriet om er deze week mee te starten.

 

Wij zijn benieuwd naar jouw favoriete truc om de juiste zaken juist te doen.

 

[Contact_Form_Builder id=”3″]