Zorg dat je mails staan waar ze horen : in de prullenbak, in je archief of op je takenlijst. Maar niet in je inbox. Daar storen ze.
Stel je het volgende voor: Je gaat naar je brievenbus, haalt er een brief uit, opent die en denkt ‘ik moet hier nu niets mee doen’, steekt de brief terug in de envelop, plakt de envelop terug dicht en steekt de brief terug in de brievenbus. ‘Belachelijk’. We zien het je denken. Maar is dit niet wat velen onder ons dagelijks met hun inbox doen?
Hieronder beschrijven we een methode in Outlook die je snel op weg helpt naar een lege inbox.
Onrust door een volle inbox
Door je mails in je inbox te laten staan, kom je ze, telkens je onbeantwoorde mails gaat behandelen, terug tegen. Misschien open je de mails in je inbox niet altijd opnieuw, maar gewoon het feit dat je ze ziet, zorgt voor afleiding. En onrust: want het herinnert je aan de 1001 dingen die je nog moet doen. Elke mail die daar in staat is één voor één een stoorzender. We raken afgeleid en verliezen onze focus. Een lege inbox daarentegen geeft rust in je hoofd.
Hoe leeg is leeg?
Moet je leeg letterlijk nemen?
Het is niet altijd mogelijk om je inbox helemaal leeg te krijgen. Voor sommigen werkt het om het aantal mails te beperken tot een 10-tal, anderen nemen als richtlijn dat alle mails nog op 1 scherm moeten kunnen. Zoek wat voor jou het beste werkt. Echt leeg is soms heel fijn, maar het mag geen fetisj worden!
Hoe zorg je op een makkelijke manier voor een lege inbox?
Spreek met jezelf af dat je maximaal 3 keer per dag je mails bekijkt. Want voortdurend je mails bekijken, geeft ook veel afleiding. En je moet iedere keer nadat je een mail bekeken hebt, terug in je focus raken. En dat kost veel van jouw tijd! Je werkt dan elke keer vlot door tot je inbox leeg is. Elke mail bekijk je eenmaal en verwerk je in je BeterAnders workflow.
Via de snelle stappen optie in Outlook, kan je op een makkelijke manier je mails verwerken. Eerder hebben we al laten zien hoe je van je mails via de snelle stappen A, B, C of D taken kan maken. Maar op dezelfde manier kan je ook mails via de snelle stappen verwijderen of naar je kort archief brengen.
- ga naar het e-mail scherm van outlook
- ga naar ‘start‘
- kies ‘snelle stappen‘
- selecteer ‘nieuw’ of ‘nieuwe snelle stap‘
Je kan kiezen voor een standaard ingestelde snelle stap in outlook of je kan via ‘aangepast‘ zelf je snelle stap samenstellen.
Een standaard ingestelde snelle stap is bijvoorbeeld ‘naar map verplaatsen’. Als je deze snelle stap kiest, moet je in het keuzescherm dat je krijgt aanduiden naar welke map je verplaatst (‘map kiezen’). Standaard staat ook aangevinkt dat je mail automatisch als ‘gelezen’ gemarkeerd wordt. Je kan dit uitvinken als je dit niet wil. Klik op voltooien en je snelle stap verschijnt in de balk.
Als je via ‘aangepast’ zelf een nieuwe stap samenstelt, moet je de verschillende acties bepalen. (zie ook hoger)
Stel dat je je mails via een snelle stap naar een map ‘kort archief’ wil brengen:
- ga naar het e-mail scherm van outlook
- ga naar het tabblad ‘start‘
- kies ‘snelle stappen‘
- selecteer ‘nieuw’ of ‘nieuwe snelle stap‘
- kies ‘aangepast’
- geef je snelle stap een naam: ‘naar kort archief verplaatsen’
- bij acties, kies je volgende actie: ‘naar map verplaatsen’
- kies als map waar je het bericht naar toe wil verplaatsen kort archief (zodat het weg is uit je inbox)
- klik op ‘volgende actie’ of ‘actie toevoegen’
- bepaal je volgende actie: ‘markeren als gelezen’
- klik op ‘voltooien’
Werken met ene lege inbox is heel rustgevend. En het helpt je je prioriteiten te bewaren en je taken te overzien.
Kijk nog even naar het BeterAnders werkschema en vind daarin de waarde van je lege inbox.