Zet alle meldingen van nieuwe mail uit

‘Je hebt nieuwe mail’ : elke keer een belofte op beloning. En elke keer uit je concentratie.

Hoe moeilijk het is om in een focus te raken, des te makkelijker is het om deze terug te verliezen. Heel wat storingen zorgen er iedere dag opnieuw voor dat we onze concentratie kwijt raken en nooit in een werkflow raken.
Mailstoring is er daar ééntje van. Wat kunnen we zelf doen om mail minder tot stoorzender te maken?

‘Vergeet’ dat er mails binnenkomen

Binnenkomende mail zie of je hoor je beter niet. Zet daarom alle signalen, geluiden, markeringen, … uit die aangeven dat je nieuwe mail hebt.

1. ga naar ‘bestand >opties
2. kies ‘e-mail
3. bij ‘ontvangst van bericht‘ vink je alle mogelijke meldingen uit

Je gaat nu geen geluiden, geen meldingen, geen visuele weergaven meer krijgen dat je nieuwe mail hebt.

Je aandacht kan je nu volop houden op datgene waar je bezig mee bent. Je mails zelf verwerk je in maximaal twee of drie werkblokken per dag.

 

 

Kies je keien en ken je kikkers – agenda-indeling

Zorg dat je in de ochtend tijd voorziet voor je belangrijke taken.

In eerdere blogs bepaalden we onze doelen en gaven we prioriteiten aan onze taken. Nu zijn we er klaar voor: we gaan onze taken uitvoeren.  Voorzie ’s morgens voldoende tijd om je kikkers te slikken en je keien te doen. Je agenda goed beheren helpt je in de goeie richting.

Hoe je agenda goed beheren?

Onze doelen resulteren in een takenlijstje. Om dat takenlijstje af te werken hebben we werktijd nodig. Weinigen onder ons zijn enkel aangeworven om te vergaderen. Maar iedereen onder ons weet hoe gemakkelijk agenda’s toeslibben met vergaderingen. Blijf zelf baas van je agenda en voorzie voldoende werktijd zodat jij tijd hebt voor jouw takenlijstje en je prioriteiten!

Geef je werkblokken een opvallende kleur in je agenda. We zagen eerder al hoe je dit kan doen via de optie ‘categorieën’ in Outlook maar geven het hier graag nog even mee:

  1. ga naar het agenda scherm van outlook
  2. rechterklik op een agenda item
  3. kies ‘categoriseren
  4. selecteer ‘alle categorieën
  5. klik op ‘nieuw
  6. geef de categorie een naam en een kleur 
  7. klik op ‘OK’ en nogmaals op ‘OK

Eens de werkblokken bepaald, werken wij graag met pomodoro’s. Dit zijn blokken van 25 minuten. Na telkens 25 minuten geconcentreerd werken, neem je 5 minuten ‘pauze’. Na 4 blokken van 25 minuten, is een langere pauze aan de orde. Er bestaan apps die je hierbij kunnen helpen. Wij gebruiken de app ‘forest’ of ‘pomodoro challenge’. Probeer het zeker eens uit!

Focus, morning is golden!

Je agenda goed beheren, betekent dat je je er van bewust moet zijn op welke momenten van de dag je best welke taken doet. En zeker moet je weten wanneer jij je betere werk kan doen.

Wij gebruiken daarom als grote lijnen onderstaande schema’s.

Om onze dag in te delen:

In de ochtend slik je een kikker of doe je een paar grote keien. Overloop ook even je doelen. Het zal je helpen op het juiste te focussen.

In de voormiddag  heb je waarschijnlijk 1 of meer vergaderingen. Voorzie zeker ook een blok om aan een aantal taken te kunnen werken.

Disciplineer jezelf om max 1 keer in de voormiddag naar je mails te kijken. Je kan op dat moment wel gerust een blok van bvb een half uur gebruiken om mails te categoriseren, te beantwoorden, te sturen.

Rond de middag  neem je even pauze. Als je de kans hebt strek ook even de benen. Herinner je : fysieke oefeningen geeft extra wilskracht!

In de vroege namiddag hebben velen onder ons een dipje. Niet het beste moment om aan grote of moeilijke taken te werken. Misschien wel een goed moment voor nog een paar korte vergaderingen? Of je tweede blok mails lezen verwerken. Later in de namiddag voorzie je nog een blok om aan taken te werken en een blok om je mails te verwerken.

Het einde van je werkdag kan een kort reviewmoment zijn of kan je je agenda en keien voor de volgende dag klaarmaken.

Om onze week in te delen:

Op maandag bekijk je je agenda en bepaal je je doelen voor deze week. Wees voldoende concreet en specifiek. Te grote doelen of taken nodigen uit tot uitstel.

Overloop je agenda: zijn er vergaderingen die je moet voorbereiden? Ben je voldoende voorbereid of maak je hier nog een taak van?

Wat zijn de belangrijke items voor morgen? Ben je hier voldoende op voorbereid?

Dinsdag – Woensdag – donderdag

Belangrijkste vraag is telkens: wat zijn de belangrijkste items voor morgen en ben ik hier voldoende op voorbereid?

Op vrijdag plan je voldoende tijd om de afgelopen week kort te evalueren. Wat deed ik maar wat moest ik doen en deed ik niet? Dit is de review waar we later meer uitgebreid op terug komen.

Vrijdag is ook een goed moment om je nieuwe werkweek voor te bereiden (zelfs een beter moment dan dit op maandag te doen). Je gaat op die manier ook gerust in weekend, geen last van losse eindjes in je hoofd.

 

Gebruik je categorieën ook in je agenda

Een visuele agenda helpt je het overzicht bewaren.

Je kan in je agenda categorieën aanmaken om een onderscheid te maken tussen verschillende soorten vergaderingen en werkblokken. Deze categorieën gaan we later ook gebruiken bij het indelen van ons takenlijstje.

 

  1. ga naar het agenda scherm van outlook
  2. selecteer een agenda item en klik op de rechter muisknop
  3. kies ‘categoriseren
  4. selecteer ‘alle categorieën
  5. klik op ‘nieuw
  6. Geef de categorie een naam en een kleur (zelf te kiezen)
  7. klik op ‘OK’ en nogmaals op ‘OK

.

Welke categorieën kan je maken?

  • Vaste overlegmomenten. Dit zijn de vergaderingen die op specifieke tijdstippen terugkomen (bvb wekelijks, maandelijks, …). Geef deze een aparte categorie en kleur in je agenda. Dit zijn vergaderingen die meestal in 1 keer in je agenda gepland worden voor een langere periode. Je kan deze vergaderingen dan ook via 1 muisklik allemaal dezelfde kleur geven.
  • Ad hoc vergaderingen : voor deze overlegmomenten raden we aan om de standaard kleur van Outlook te bewaren omdat je dit anders te veel tijd kost om deze allemaal apart te gaan kleuren.
  • Externe overlegmomenten: voor deze vergaderingen is het heel nuttig om een aparte kleur te voorzien. Hou ook rekening met de reistijd die je nodig hebt!
  • Als je veel met projecten werkt, kan het heel handig zijn om elk project van een andere kleur te voorzien. Op het moment dat je project afgelopen is, kan je de kleur eventueel ‘recupereren’ voor een ander project, door de categorie van naam te wijzigen.

Uiteraard kan je zelf kiezen hoe ver je hier in gaat. De kleuren zijn bedoeld om je meer overzicht te geven. Bewaar daarom ook het evenwicht: als je te veel kleuren gaat gebruiken, loop je het risico om ook weer het overzicht kwijt te raken…!

Eens de werkblokken bepaald, werken wij graag met pomodoro’s. Dit zijn blokken van 25 minuten. Na telkens 25 minuten geconcentreerd werken, neem je 5 minuten ‘pauze’. Na 4 blokken van 25 minuten, is een langere pauze aan de orde. Er bestaan apps die je hierbij kunnen helpen. Wij gebruiken de app forest of ‘pomodoro challenge’. Probeer het zeker eens uit!

 

Deel je dag en week zo in, dat je er maximaal rendement uit haalt.

 

Maar je agenda goed beheren, betekent ook dat je je er van bewust moet zijn op welke momenten van de dag je best wat doet. En zeker moet je weten wanneer jij je betere werk kan doen.

 

Wij gebruiken daarom in grote lijnen onderstaand schema om onze dag in te delen:

In de ochtend slik je een kikker of doe je een paar grote keien. Overloop ook even je doelen. Het zal je helpen op het juiste te focussen.

In de voormiddag  heb je waarschijnlijk 1 of meer vergaderingen. Voorzie zeker ook een blok om aan een aantal taken te kunnen werken.

Disciplineer jezelf om max 1 keer in de voormiddag naar je mails te kijken. Je kan op dat moment wel gerust een blok van bvb een half uur gebruiken om mails te categoriseren, te beantwoorden, te sturen.

Rond de middag  neem je even pauze. Als je de kans hebt strek ook even de benen. Herinner je : fysieke oefeningen geeft extra wilskracht!

In de vroege namiddag hebben velen onder ons een dipje. Niet het beste moment om aan grote of moeilijke taken te werken. Misschien wel een goed moment voor nog een paar korte vergaderingen? Of je tweede blok mails lezen verwerken. Later in de namiddag voorzie je nog een blok om aan taken te werken en een blok om je mails te verwerken.

Het einde van je werkdag kan een kort reviewmoment zijn of kan je je agenda en keien voor de volgende dag klaarmaken.

 

Om onze week in te delen:

Op maandag bekijk je je agenda en bepaal je je doelen voor deze week. Wees voldoende concreet en specifiek. Te grote doelen of taken nodigen uit tot uitstel.

Overloop je agenda: zijn er vergaderingen die je moet voorbereiden? Ben je voldoende voorbereid of maak je hier nog een taak van?

Wat zijn de belangrijke items voor morgen? Ben je hier voldoende op voorbereid?

Dinsdag – Woensdag – donderdag

Belangrijkste vraag is telkens: wat zijn de belangrijkste items voor morgen en ben ik hier voldoende op voorbereid?

Op vrijdag plan je voldoende tijd om de afgelopen week kort te evalueren. Wat deed ik maar wat moest ik doen en deed ik niet? Dit is het terugkijk moment waar we later meer uitgebreid op terug komen.

Vrijdag is ook een goed moment om je nieuwe werkweek voor te bereiden (zelfs een beter moment dan dit op maandag te doen). Je gaat op die manier ook gerust in weekend, geen last van geroezemoes in je hoofd.

 

Anki (voor alle besturingssystemen op alle devices)

De toverformule voor je flashcards en een stimulans voor je leren.

Anki is een software die het gebruik van flashcards optimaliseert. Als je iets wil leren is herhalen de beste methode. Om in een bepaald gebied echt goed te worden, is het zaak van gericht te oefenen op datgene wat je het minst goed kent. En dat is waar Anki goed in is en je feilloos helpt.

Continue reading “Anki (voor alle besturingssystemen op alle devices)”

Richard Wiseman, ‘59 Seconds: Think a Little. Change a Lot’ (audiobook) boekbespreking

59 Seconds: Think a Little. Change a Lot (audiobook)

 

Richard Wiseman is psycholoog en veelschrijver. In ‘59 seconds’ vertelt hij over de resultaten van tientallen experimenten en onderzoeken op alle mogelijke terreinen van de psychologie. Hij rapporteert uitgebreid en vat dan telkens samen in 59 seconden welk voordeel je als lezer eruit kan halen.

Als het boek je al niet helpt je leven te veranderen, wat dacht je dan van een betere manier om iemand te verleiden in een nachtclub of dé openingszin te vinden die je succes garandeert op een cocktailparty of een speeddate?

Continue reading “Richard Wiseman, ‘59 Seconds: Think a Little. Change a Lot’ (audiobook) boekbespreking”

Met snelle stappen worden je mails taken, met prioriteit.

Vele van je taken ontstaan uit mails. Verwerk deze razendsnel.

Een snelle stap in Outlook helpt je bij het verwerken van je Inbox. Veel van onze mails zullen straks taken worden. Deze taken geven we een prioriteit mee: A, B, C of D. Snelle stappen helpen je niet alleen om taken te maken. Je kan de snelle stappen ook gebruiken om mails snel naar een map te verplaatsen.

Continue reading “Met snelle stappen worden je mails taken, met prioriteit.”

Bepaal je prioriteiten als categorieën in outlook

prioriteiten stellen : je kan eender wat bereiken, maar je kan niet alles tegelijk doen.

Als we onze doelen bepaald hebben, gaan we ze vertalen in taken. In de vorige blog gaven we aan dat we deze taken in een takenlijstje in Outlook zullen verzamelen. Deze taken moeten zo concreet en behapbaar mogelijk zijn. Volgende stap is deze taken te prioriteren. Welke zaken willen we eerst doen? Wat is minder belangrijk? In onze BeterAnders workflow werken wij voor onze takenlijst volgens de ABCDE van methode van Brian Tracy . Wij beperken ons tot de A-, B-, C- en D-taken.

Continue reading “Bepaal je prioriteiten als categorieën in outlook”

Start Outlook op in je takenscherm

Zorg ervoor dat je niet dadelijk door je mails wordt gestoord. Werk eerst aan je belangrijke taken.

 

In de vorige blog beschreven we hoe je al de meldingen van Outlook kan uitschakelen. Je binnenkomende mails kunnen je zo al niet meer storen.

Maar als je je takenlijstje bijhoudt via outlook, ben je genoodzaakt om outlook te openen om te kunnen werken. Bij het afwerken van je takenlijstje, hoort ook vaak het versturen van e-mails.
Grote valkuil is dat als je outlook opent en je inbox ziet, je aan je mails begint, terwijl je eigenlijk van plan was een kikker te slikken of een kei te verwerken. Zorg er dus voor dat je je mails niet kan zien: je kan dit doen door in te stellen dat outlook niet in je inbox start, maar in je takenlijst. De mails kunnen je op die manier al niet afleiden.

1. ga naar ‘bestand-opties‘
2. kies ‘geavanceerd‘
3. in het keuzemenu ‘outlook starten en afsluiten‘ selecteer je: outlook in deze map starten: taken

Bij het opstarten van outlook kom je nu rechtstreeks in het takenscherm terecht en niet meer in je inbox.

We gaan later zien hoe we meerdere views in het takenscherm kunnen maken. Outlook zal steeds opnieuw starten in de laatste view die we gebruikten. Hou hier rekening mee als je Outlook terug opent.

Nick Winter, The Motivation Hacker (boekbespreking)

The motivation hacker,  , 2014 (epub)

 

Een jonge Californiër gaat met zichzelf de uitdaging aan om in 3 maanden 18 verschillende zaken te verwezenlijken. Gaande van het schrijven van een boek, leren op 1 hand staan, 3000 nieuwe Chinese woorden leren, een app voor Iphone schijven, een startup doen van een bedrijf, 20 boeken lezen, elke dag tijd hebben voor zijn vriendin, elke dag fitness training doen en nog een deel andere.

Je moet goed gek zijn om dat te proberen denk je dan..

Zijn methode vertrekt volledig vanuit motivatie en een doorgedreven schematisering van zijn dag. Het voordeel van zijn boek is dat het je wat tijd bespaart om zelf een aantal zaken uit te zoeken. Winter deed duidelijk zijn onderzoek en probeerde flink wat dingen uit om te zien watt en wat niet.

In zijn boek pikt hij het idee van Peers Steel ‘The procrastionation equitation’ en verwerkt deze in zijn motivatie theorie. Motivation = Expectancy * Value / Impulsiveness * Delay. Met wat creatief bochtenwerk slaagt hij daar in.
Motivatie wordt daardoor een gemakkelijke manier om zaken te bereiken, zo makkelijk dat je de neiging krijgt om dadelijk ook wat gekke doelen op te stellen zoals Nick Winter deed bij zijn eigen uitdaging.

Toch nog even voor de niet ingewijde de vier kenmerken van de vergelijking :

Verwachting: hoe groot schat je de kans op succes in?

Waarde: hoe belonend is het behalen van dit doel voor jou?

Impulsiviteit: hoe veel afleiding lokt je weg van je werk?

Delay: hoe lang duurt het eer je resultaat ziet of een beloning ervaart?

Het beïnvloeden van een of meerdere van deze factoren zal de kans bepalen dat jij je doel bereikt.

Nick Winter noemt doorheen zijn boekje terugkerend een drietal factoren die hem bij elke uitdaging hielpen.

  1. Succes gaat steeds in een opstijgende spiraal. Start klein, boek een succesje, raak daardoor geïnspireerd en nog wat extra gemotiveerd en boek nog wat groter succes. Simpel volgens Winter.
  2. Vertel aan zoveel mogelijk (en liefst nog wat meer) mensen wat je van plan bent. Dat verkleint extreem je kans dat je uit je uitdaging kan stappen. Tenzij je een loser bent, maar welke loser stelt zichzelf 18 doelen?
  3. Verbrand je schepen. Haal elke mogelijkheid tot afleiding weg en zorg er zo veel als mogelijk voor dat je geen kans hebt je uitdaging op te geven. Trek de internet kabel uit, verkoop je computer, maak de tv onklaar, teken een contract voor je boek… Winter gebruikt hiervoor ook de app Beeminder waar hij zelf vrijwillig een boeteclausule aangaat als hij een bepaalde uitdaging opgeeft.

 

Tja. Een vlot en wat aanstekelijk geschreven boek. Erg no-nonsense en zelfs in simpel Engels. Maar misschien toch wat simpel allemaal. In de biografie van Nick Winter lees ik dat hij verschillende masters bezit (wiskunde, talen, geschiedenis, IT). Zeker geen dommerik of luierik, hoewel hij zelf aangeeft dat hij op moment van zijn afstuderen zichzelf wat als een looser en kanshebber als mislukkeling catalogeerde. Het is zijn interesse in lifehacking en zijn zichzelf beconcurrerende houding die hem van de verloedering spaarde, zo noemt hij het zelf.

Een beetje vreemde kerel dus wel, maar, toegegeven, zijn boek is er, en zijn achttien uitdagingen haalde hij. Das toch ook om te onthouden.

De titel van zijn boek is wat misleidend en te simpel. Motivatie alleen is onvoldoende voor dit soort fratsen. En doorheen zijn boek beschrijft hij ook wel andere zaken waarmee hij zich op de rails houdt. De ons gekende vijf minuten regel past hij bijvoorbeeld toe, gewoontevorming gebruikt hij heel fel. Hij oefent zijn wilskracht doorheen allerlei dwaze spelletjes. Hij maakt van alles een wedstrijd (herinner je de autotelic persoonlijkheid van Mihaly Csikszentmihalyi) en meet zowat alles. Maar goed, als hij dat motivatie noemt.

Als je wat tijd over hebt dan kan je het boek ‘the motivation hacker’ van Nick Winters eens lezen. Maar er is beter te vinden.

 

Listen audiobook player (Android)

Een simpele en heel volledige speler voor je audiobooks.

 

listen audiobook player
simpele en volledige player voor al je audiobooks

Ik probeer van de verloren tijd die ik in de file sta gebruik te maken om naar boeken te luisteren. Muziek maakt me meestal triestig, maar een mp4 met een Engels boek geeft me plezier. Ik leer wat Engels bij en ik leer over het een of ander onderwerp. En de tijd vliegt. En hoewel ik hou van de stilte in het bos of het veld, wil ik ook tijdens lange wandelingen de koptelefoon wel eens voor een uurtje opzetten. Gelet op mijn slechte conditie helpt dat sommige moeilijke ogenblikken doorkomen. Listen audiobook player is de meest simpele en volledige hulp daarbij.

Continue reading “Listen audiobook player (Android)”