We schreven over de belangrijke rol van communicatie voor de remote werker. Als vehikel voor het samenwerken met de collega’s. Maar ook als middel om de eenzaamheid in dit gedwongen afzonderingswerken te doorbreken. In het zoeken naar een balans tussen de functionaliteit van die communicatie en ongestoord werken ben jij zelf de belangrijkste speler.  Maar onderschat toch ook hierin niet de rol die de chef speelt.

In de vele bedrijven die dicht zijn, en voor de duizenden technisch werklozen, zijn de verwachtingen in deze coronatijden helemaal anders geworden. Maar ook in organisaties die zich wel dankzij onder meer het thuiswerk kunnen handhaven zijn de zaken wat bijgesteld. Toch wordt het stilaan mogelijk bij dit massaal en gedwongen thuiswerk dezelfde productiviteit te krijgen als normaal. De thuissituaties zijn daarvoor stilaan goed genoeg aangepast.

Enkele basistips voor de chef.

• Stel je verwachtingen duidelijk. Thuiswerken is geen extra vakantie, het zijn wel bijzondere tijden.
• Laat je verwachtingen eerder blijken in de afgesproken doelen en deadlines, dan wel uit het opvolgen van werkuren.

• Vraag van je medewerkers transparantie. Zoals in vorige stellingen geschreven kunnen zij hun eigen werkuren en ritme kiezen. Maar ze mogen hierin wel transparant zijn. De balans tussen deze gegunde flexibiliteit en transparantie is geen gemakkelijk oefening. Maar ze is erg belangrijk voor beide partijen. Zeker als zoals het er nu voor staat, zal het massale thuiswerk nog even aanhouden. Nu een goede balans vinden zal iedereen helpen als straks de tijden terug normaal worden, en de dagelijkse reis naar het bedrijf terug aan de orde komt.

• Bedwing elke neiging om virtuele tijdklokken of andersoortige in- en uitchecktijden op te leggen. Het geeft jou een vals gevoel van controle en je medewerker een terecht gevoel van wantrouwen. Gebruik eerder een strakke taakgerichte opvolging. Dat helpt alle partijen meer vooruit.
• Vraag aan je medewerkers een telefonische beschikbaarheid tijdens de normale  werkuren. Jij en je andere medewerkers kunnen binnen deze uren contact nemen. Je hoeft je daar niet voor te verontschuldigen, let wel op de mate waarin je je medewerker afhoudt van zijn taken door onnodige storing.
• Ook in deze coronatijden en met het massale thuiswerk blijft de mail een asynchroon medium. Verwacht niet dat je medewerker a la minute elke mail beantwoordt. Gun hem de tijd om te werken.

Zoals wel vaker pleiten we ook in deze tijden voor duidelijkheid en structuur. Vooral dit laatste is één van dé voorwaarden om je medewerkers te helpen goede gewoontes in hun thuiswerk te vormen.

• Formuleer duidelijk je doelen en help deze in concrete taken door duidelijke deadlines te zetten. Zeker bij grotere of complexe projecten help je zo je medewerker het startmomentum klein te houden. Je vergroot het enthousiasme en je voorkomt uitstelgedrag.

• Volg alle doelen en taken op. Wees hierin duidelijk en consequent.
• Geef feedback. Je thuiswerkende medewerkers missen momenteel elke vorm van informele feedback vanuit de organisatie. Onderschat deze verandering vooral niet! Denk hierbij aan feedback over het afgeleverde product, maar vergeet het proces niet te beoordelen. Thuiswerk blijft nieuw voor velen, je medewerkers willen horen dat ze het goed doen.
• Geef vooral ook feedback over datgene wat met het afgeleverde werk gebeurde. Welke beslissingen volgden eruit? Welke volgende stappen werden er genomen? Wat waren de opbrengsten, resultaten, … ?
• Vooral in ziekenhuizen of woonzorgcentra waar medewerkers misschien van thuis uit ondersteunend werk in functie van de coronamaatregelen doen, is een brede terugkoppeling belangrijk. Ook nu, vooràl nu, willen mensen zinvol bijdragen.

Bij thuiswerk in tijden van corona moet vrijwel alle communicatie nu eenmaal van op afstand gebeuren. Gelukkig is er ook hier genoeg mogelijkheid om af te stemmen.

Doe een regelmatig check-in met afgesproken korte meetings.

• Wellicht zal er wat meer gemaild worden in deze ongewone situaties van gedwongen en massaal thuiswerk. Probeer dit toch te beperken. Elke mail moet nu eenmaal gelezen worden, en dikwijls verstoren ze het werkritme van je medewerker. Mail behoudt overigens ook in coronatijden zijn beperkingen: hoed je voor alles wat ook maar enigszins naar beoordeling of uiten van gevoelens neigt. Gebruik mail enkel voor informeren en voor het maken van taakafspraken.
• Dringende communicatie doe je enkel en alleen via de telefoon. Beperk dit zoveel als mogelijk. Voorzie liever voldoende gestructureerde meetings.

• One to one online videomeetings brengen nu het meeste bij. Als je het dikwijls genoeg doet, zijn ze het perfecte medium voor alle functionele en informele communicatie. Je zal snel merken dat video overleg veel korter en functioneler is dan je gewone fysieke meetings. Zorg er toch maar voor dat er voldoende tijd is om alles te zeggen. Samenwerken is meer dan het bespreken van taken…
• Hou regelmatig een online groepsoverleg. Misschien moet je er geen overdreven taakgerichte resultaten van verwachten, maar groepsoverleg is onontbeerlijk voor het groepsgevoel. Het groepsenthousiasme dat je nu onderhoudt of zelfs opbouwt zal je straks bij een normalisatie van het werken, honderdvoudig terugvinden.

In eerdere bijdrages hadden we het al voor de relatieve eenzaamheid van langdurig thuiswerk. Eenzaamheid in de enge zin, maar ook de groeiende afstand van de organisatie en het team. We zijn nu al maanden ver in het massaal thuiswerken. Sommige medewerkers lopen ondertussen echt wel tegen de muren op. Sommigen snakken ondertussen echt wel terug naar het goeie ouwe werken op kantoor tussen de maten. Let op signalen en contain ze. En geef als chef genoeg aandacht aan informele aspecten.

• Laat in one to one meetings en zeker in online groepsoverleg genoeg ruimte voor de prettige zaken van het leven. Grapjes, roddels, de kids die online  even de show mogen stelen.

• Ook nu mag er gevierd worden. Verjaardagen, uiteraard worden deze niet vergeten, maar ook het vieren van groepssuccessen. Gebruik je creativiteit. Er zijn online voldoende leuke animaties te vinden. Of maak zelf eens een tik tok bijdrage?
• Het is wellicht een beetje afhankelijk van je leiderschapsstijl, maar waarom niet denken aan een periodieke “personal letter, podcast of videopost van de chef”. Naast de nieuwsflashes van je organisatie misschien een manier om een evenwichtige communicatie te vinden?

Samengevat. Deze coronatijden met het verplichte thuiswerk vragen wat extra challenge van je medewerkers. Maar ook de rol van de chef wordt anders ingevuld. Met wat creativiteit lukt dit ook online wel. Structuur en duidelijkheid blijven ook in deze rare tijden de te volgen weg.

Maar we pleiten toch ook voor veel mildheid. Het zal allemaal wat minder zijn. We weten dat. En we gedragen ons er ook best naar.

TERUG naar hoofdartikel

Lees ook de volgende stelling : Thuiswerken voor en na corona, het zal nooit meer hetzelfde zijn.