Een manier om snel van je verlofstatus naar een georganiseerde werkstatus te gaan.

Ken je het volgende scenario?
Je komt terug uit een zalig verlof. Uitgerust, vol energie en klaar om de wereld te veroveren. En na een dag is het al weer om zeep. Honderden mails en alle niet gehaalde deadlines van voor je vakantie halen je nu in.  In je afwezigheid gebeurde er zoveel en nu heeft iedereen je nodig. En plots is alles weer dringend en is het weer druk druk druk. Business as usual.

Maar het hoeft zo niet te gaan. Zorg er gewoon voor dat je snel back on track bent.

De BeterAnders workflow helpt je om vanuit je eigen prioriteiten elke dag jouw doelen en waardes te bereiken. De eerste momenten na elk verlof of weekend zijn het uitgelezen moment om alles terug even op het juiste spoor te rangeren.

We sommen alvast even op:

• creëer ongestoorde starttijd om je bij te lezen;
• maak je inbox en je hoofd leeg (volg rigoureus de BeterAnders workflow)
• bekijk en herschik je doelen en projecten van de volgende weken
• maak je takenlijst sturend
• (her)organiseer je agenda
• kijk je WachtenOp lijstje na
• maak je BesprekenMet lijst

Creëer vrije tijd voor je eerste dag na een verlof.

De eerste dag na je verlof puilt niet alleen je mailbox uit, iedereen heeft je ook nog eens nodig. Dat is geen goed begin. Als je chef bent of anderszins een erg drukke baan hebt, overweeg dan om een eerste terugkomdag incognito door te brengen. Werk eventueel van thuis uit, of zorg dat niet teveel mensen weten dat je op kantoor bent. Hou je Out of Office boodschap nog een dagje aan. Je krijgt zo de tijd om jezelf terug on track te brengen. En dat zal echt het verschil maken voor de volgende weken.

We weten van verschillende collega’s dat ze op zondagavond eer ze uit een vrij weekend naar kantoor gaan, wat tijd inplannen om terug on track te raken. Voor hen zorgt dat er voor dat ze nadien nog een leuke stressvrije zondagavond hebben, dat ze goed slapen en dat ze er de maandagochtend dadelijk kunnen invliegen.

Alles hangt natuurlijk ervan af hoe lang je afwezig was. Maar pas er voor op dat je geen dagen of zelfs weken bezig bent, eer je alle achterstallige berichten las. Medewerkers gaan het niet op prijs stellen als je na een week nog steeds niet weet wat ze even geleden al vroegen…

OK, je hebt er tijd voor ingepland. Hoe raak je nu het snelst back on track? Twee toverwoorden: systematiek en de twee minutenregel. Lees maar verder.

Maak je mailbox leeg.

Normaal pleiten we er niet voor om als eerste taak van de dag je mailbox of je berichten in te duiken. Maar na een verlofperiode maken we hiervoor de uitzondering. We moeten wel. Want geef toe…

De roep van je inbox is zò sterk dat er niets tegen bestand is. Je begint daar tòch mee. Zorg er dus maar beter voor dat je dat een beetje efficiënt aanpakt.

Een overvolle inbox nodigt je uit om erin te gaan scrollen en surfen.

Niet doen! Start bovenaan met je meeste recente mails (je zal zien dat sommige oudere mails die je straks tegenkomt al lang weer achterhaald zijn!) en werk je mails één voor één af. Laat je niet afschrikken door het aantal! Hoe langer je in verlof was hoe meer mails je dadelijk gewoon kan deleten zonder verdere actie. Je hebt er al lang weer een rappel voor gehad, of je zal zien dat iemand anders de vraag al voor jou aanpakte.

(Je kan ook overwegen om de optie ‘weergeven als gesprek‘ aan te zetten. Je ziet dan in een keer de mails die samenhangen. Dit heeft verschillende voordelen. Je leest er hier meer over.)

Volg zonder toegevingen te doen de BeterAnders workflow:

• Delete elke mail waar je niets mee moet doen.
• De mails die geen actie vereisen maar die je wil bijhouden gaan dadelijk naar je archief.
• Mails die je doorstuurt voor meer informatie of die je delegeert, zet je onmiddellijk op je WachtenOp lijstje.
• Hou je heel gedisciplineerd aan de twee minuten regel: werk dadelijk die mails af die je nu kan afwerken.
• Maar het omgekeerde geldt nog meer: alles wat je niet binnen de twee minuten kan afwerken moet op een lijstje komen. Geef alles in een keer de juiste prioriteit mee. En weersta de neiging om er nu veel tijd aan te geven.
• Stuur niet elke mail zomaar door! Zaken die je wil bespreken en waarvoor een gestructureerd overleg bestaat, zet je beter op je BesprekenMet lijstje of agendeer je dadelijk op de juiste agenda.

Maak je hoofd leeg in een mindmap.

Tijdens de  rust van je verlof kreeg je waarschijnlijk wat goede ideeën, nieuwe inzichten, inspiratie om sommige zaken op een andere manier aan te pakken. En vanuit je mailbox zijn er al vele zaken op je af gekomen. In plaats van dadelijk op alles te reageren zetten we even een stap terug en schrijven alles even op. Een mindmap is hiervoor het beste middel. Schrijf alles op rond je centrale thema (in dit geval: back on track) en geef jezelf de kans om de nodige details en invalshoeken of aspecten aan te vullen.

Bekijk en herschik je doelen.

Vertrek altijd vanuit je eigen doelen. Wat brengt waarde toe? Wat verwacht je chef van jou? Wat verwachten je medewerkers van jou?
Kijk terug naar je beleidsplan en naar je nog openstaande eigen doelen . Schrap wat achterhaald is, herschrijf zo nodig en herschik de prioriteiten .

Denk eraan, op je werk zijn er altijd twee aspecten.

• Wat moet ik bereiken? Dit gaat over inhoud en projecten. 
• Wie of hoe moet ik zijn? Dit gaat over rollen, processen en samenwerking.

Maak je takenlijst sturend.

Misschien stonden er nog wat taken open van voor het verlof. Zijn ze nog valide? Kan je iets schrappen? Is de prioritering in orde?
Vul dan vanuit je mindmap en herschikte doelen je takenlijst aan. Als je teveel A taken hebt, herbekijk je systeem dan. Wat kan je deleten? Wat kan je nog delegeren? Je kan toch niet alles tegelijk doen, er is maar tijd genoeg voor het belangrijkste.

Als je vele echte A taken hebt, schrijf dan nu die drie zaken op die je zeker vandaag zal afwerken. En hou je daaraan.
En schrijf de drie zaken op die zeker voor morgen op je agenda moeten staan. Laat de rest achterwege, er zal toch geen tijd genoeg zijn. Maar zo ben je alvast zeker dat je in je eerste week al een tiental belangrijke zaken deed!

Je agenda is je beste vriend.

Tenminste als hij niet te vol staat… Bekijk je agenda voor de volgende dagen en weken. Zorg er zeker voor dat de structurele momenten goed staan ingevuld! Maar bekijk deze toch ook maar een kritisch. Moet jij overal aanwezig zijn? Moet dat allemaal zo lang duren?
Als er niet genoeg werkblokken voorzien zijn, dan komt er van je eigen werk en je eigen dossiers niks in huis. Je krijgt dan enkel meer werk en meer taken erbij. Maak met je collega’s of secretaresse keiharde afspraken rond deze werkblokken. Verdedig ze met je leven!
Vul ook je komende vrije dagen of verlofweek in. Dat klinkt misschien vreemd zo net na je verlof, maar het voorkomt dat je straks weer afspraken moet verschuiven.

Op wie wacht je?

Alle taken die je delegeerde, alle informatie of hulp die je vroeg, noteerde je op je WachtenOp lijstje. Kijk dit nu even na.
Schrap wat niet meer aan de orde is. Stuur enkele rappels. Niet teveel , enkel waar je echt op wacht. Je wil je medewerkers of collega’s immers niet de bomen in jagen (kijk de chef is terug!).

Wat moet je bespreken?

Vanuit je in verlof opgedane ideeën, je mindmap en je mails komen er zonder twijfel vele zaken die je met medewerkers wil bespreken. Eer je hen allemaal mailt, denk eerst aan de bestaande structuren om ze te bespreken. Als chef en als medewerker heb je waarschijnlijk vaste één op één overlegmomenten. Agendeer ze daar. Gebruik je BesprekenMet lijstje in OneNote of agendeer dadelijk op de juiste plaats.  Stuur je punten binnen onder de vorm van een Power Request. Is het voor nu dadelijk te veel werk? Maak er dan een taak van en zet er een vervaldatum bij zodat je punt niet te laat op de agenda raakt.

En dan, back on track! Je bent er helemaal klaar voor.

Succes, here i come!

We wensen je een fijne en productieve terugkomst uit je vrije dagen!

Heb jij nog tips of suggesties laat ze ons weten! We publiceren ze graag als reactie op dit artikel.